Prozess prüfen lassen
Backoffice-Automatisierung · Mittelstand & Konzern

Backoffice-Prozesse automatisieren — damit Ihr Team operativ bleibt, statt Excel zu pflegen.

Stammdaten, Belegtransfer, Onboarding, Vertragsverlängerungen, interne Tickets. Genau die Themen, die kaum jemand sehen will, aber täglich Stunden binden. Wir verschieben sie in Workflows mit klaren Regeln, Eskalation und Audit-Trail.

Anbindung prüfen lassen Szenarien ansehen
● 4 Plätze für Q3 verfügbar
Trigger
Inbox
Schedule
n8n_flow
Aktion
Notify
Log
Typische Anwendungsfälle

Wo wir das genau bauen.

Die typischen Szenarien aus unseren Projekten. Klicken Sie sich rein, oder schicken Sie uns Ihres.

Onboarding

Mitarbeiter-Onboarding in 10 Min

Neuer Vertrag in der HR-Software triggert: M365-Account, Slack-Einladung, Hardware-Bestellung, Onboarding-Plan in Asana, Welcome-Mail. Was vorher 4 Stunden HR + IT band, läuft jetzt unsichtbar.

Stammdaten

Lieferanten- & Kundenpflege

Neue Lieferanten landen aus Mail-Anfrage im ERP mit USt-IdNr-Check, Sanktionslisten-Prüfung und Dubletten-Vermeidung. Kunden-Updates fließen rückwärts in CRM.

Verträge

Vertragsverlängerungen sichtbar

90 Tage vor Ablauf eines Vertrags wird die zuständige Person erinnert, Gegenstand wird im CRM markiert, Verlängerungs-Vorschlag mit Nutzungs-Daten generiert.

Tickets & Anfragen

Interne Inbox als Workflow

Anfragen aus Mail, Teams, Slack werden klassifiziert und an die richtige Abteilung geroutet. Mit SLA-Eskalation, wenn nichts passiert.

Belege

Eingangsrechnungen automatisch

PDFs aus Lieferanten-Mails werden ausgelesen, mit Kostenstelle/Konto vorbelegt und in DATEV oder Lexoffice eingespielt. Buchhalter sieht nur Sonderfälle.

Termin-Abläufe

Termine, Reminder, No-Show-Logik

Kunden-Termine, interne Reviews, Geräte-Wartung — alles als Workflow mit Bestätigung, Reminder, Reschedule-Link und No-Show-Re-Routing.

Wie der Workflow entsteht

Vom Audit bis zum produktiven Workflow in unter 30 Tagen.

Tag 1-3 · Backoffice-Audit
Welche fünf Prozesse kosten heute am meisten Zeit?

Wir interviewen Ihr Backoffice-Team. Ergebnis: priorisierte Liste mit Aufwand-pro-Woche und potentiellem Hebel.

Tag 4-7 · Quick-Win-Auswahl
Den Prozess finden, wo Wirkung in 14 Tagen sichtbar wird.

Nicht der größte, sondern der mit der besten Aufwand-Wirkung-Quote. Politisch wichtig, weil Vertrauen für die nächsten Schritte aufgebaut wird.

Tag 8-14 · Build
Workflow geht in Test-Umgebung.

Mit Logging, Audit-Trail, Eskalations-Regeln. Backoffice-Team prüft mit echten Beispielen.

Tag 15-21 · Pilot
Produktiv auf schmalem Strom.

Vorher-Nachher in Stunden gemessen. Sonderfälle werden ergänzt.

Tag 22-30 · Rollout
Volle Last, weiterer Prozess startet.

Wir übergeben die Wartung an Ihr Team oder bleiben gegen Pauschale dran.

Häufig gefragt

Fragen zur Backoffice-Automatisierung

Sonderfälle werden explizit erkannt und an einen Menschen geroutet, statt zu hängen. Jeder produktive Workflow braucht einen sichtbaren Human-Fallback.
Nein. In der Regel bauen wir die Workflows um vorhandene Systeme herum. n8n verbindet, was bereits funktioniert, und reduziert manuelle Übergaben.
Ein klar abgegrenzter Backoffice-Workflow ist oft in zwei bis drei Wochen produktiv. Einfache Mail-, Ticket- oder Belegstrecken können schneller als erster Pilot starten.
Stammdaten, Belege, Zahlungsinformationen, Zuständigkeiten und Freigaben brauchen klare Regeln. Genau diese Daten prüfen wir vor dem Schreiben in Zielsysteme.
Wir dokumentieren Trigger, Regeln, Credentials, Fehlerpfade und Zuständigkeiten. Zusätzlich empfehlen wir Monitoring und ein kurzes Runbook für interne Teams.
Für den Start reichen der aktuelle Ablauf, beteiligte Tools, grobes Volumen, bekannte Engpässe und das gewünschte Ergebnis. Sensible Daten sind für die erste Einschätzung nicht nötig.
Wir schneiden den Einstieg bewusst klein: ein klarer Trigger, eindeutige Daten, sichtbares Ergebnis und definierte Ausnahmefälle. So wird die Backoffice-Automatisierung nicht zum unnötig großen Projekt.
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