WhatsApp und E-Mail so ins CRM bringen, dass nichts liegen bleibt
Anfragen landen mit Zuständigkeit, Status und nächstem Schritt direkt im CRM.
Wenn Anfragen im CRM landen, wird Arbeit planbar
WhatsApp, E-Mail, Formulare und Chat laufen in einen Eingang. Dadurch verschwindet weniger im Alltag, und Sie sehen schneller, was neu ist und was offen bleibt.
Matching ordnet Nachrichten einem Kontakt oder Unternehmen zu. Unklare Treffer landen sichtbar in einer Klärliste, damit keine falsche Historie entsteht.
Kategorien wie Angebot, Termin, Reklamation oder Abrechnung laufen als Logik. Dadurch rutscht Wichtiges nicht nach unten, nur weil es später ankommt.
Jede Anfrage erzeugt im CRM einen Vorgang, inklusive Status und nächster Aktion. So bleibt klar, wer dran ist, und niemand muss nachtragen.
Entwürfe folgen Ihrem Stil, und bei Bedarf bleibt Freigabe möglich. Follow ups laufen als feste Regel, damit Antworten und Nachfassen nicht zufällig passieren.
Reaktionszeiten, Kategorien, offene Vorgänge und Engpässe bleiben sichtbar. Dadurch verbessern Sie nicht nur Antworten, sondern auch die Ursache dahinter.
Inbox aufräumen, Ablauf bauen, Kontrolle behalten
Sie definieren Kategorien, Zuständigkeiten und die Frage, was als Ticket gilt und was als CRM-Aktivität reicht. Dadurch entsteht Klarheit, bevor der Ablauf live geht.
Matching, Priorität und Übergaben laufen als Logik. Unklare Fälle landen in einer Liste zur Klärung, statt später als Dublette zu explodieren.
Nach dem Start passen wir Regeln, Antwortvorlagen und Eskalation an echte Daten an. Dadurch sinkt Chaos dauerhaft, statt nur kurz aufzuräumen.
So entsteht Überblick in Vertrieb und Support
WhatsApp wird Lead statt Chat
Problem
Anfragen landen im Chat, aber niemand setzt Status oder nächsten Schritt.
Workflow
WhatsApp Nachrichten ordnet das System einem Kontakt zu, legt einen Vorgang im CRM an und setzt die nächste Aktion, etwa Rückruf oder Termin. Ein Entwurf für die erste Antwort liegt bereit, und Follow ups laufen nach Regel.
Ergebnis
Kein Lead verschwindet im Chat, und Nachfassen läuft verlässlich.
E-Mail wird Vorgang statt Sammelpostfach
Problem
E-Mails landen im Sammelpostfach, und Zuständigkeit bleibt unklar.
Workflow
Kategorien und Priorität greifen sofort, danach verteilt das System den Vorgang im CRM an die richtige Person. Fristen bleiben sichtbar, und bei Stillstand erinnert der Ablauf, bevor es eskaliert.
Ergebnis
Weniger Doppelantworten, klarer Stand und schnellere Bearbeitung.
Statusfragen laufen ohne Pingpong
Problem
Kunden fragen nach Rechnung, Status oder Rückgabe, und das Team tippt ständig dasselbe.
Workflow
Das System erkennt Statusanliegen, zieht den passenden Stand aus dem System und erstellt eine Antwort im richtigen Ton. Taucht eine echte Abweichung auf, markiert der Ablauf den Vorgang und setzt ihn zur Bearbeitung.
Ergebnis
Weniger Routineaufwand, schnellere Antworten und weniger Stress im Support.
Kritische Fälle landen sofort richtig
Problem
Beschwerden oder VIP Kontakte gehen unter, weil sie wie normale Nachrichten wirken.
Workflow
Signale setzen Priorität hoch, und Routing schickt den Vorgang direkt an die verantwortliche Stelle. Zusätzlich hält das System Kontext und Verlauf sichtbar, damit niemand nachfragen muss.
Ergebnis
Schnellere Reaktion bei kritischen Fällen und weniger Eskalation nach außen.
Inbox Automatisierung kurz beantwortet
Wie vermeiden wir Dubletten und falsche Zuordnung
Klare Matching Regeln prüfen Nummern, E-Mail und weitere Schlüssel. Bei Unklarheit führt das System den Fall sichtbar zur Klärung, statt falsch zusammenzuführen.
Was passiert, wenn eine Nachricht ohne Kundendaten kommt
Der Ablauf legt einen Vorgang an, markiert fehlende Angaben und fordert sie gezielt nach. So bleibt der Fall bearbeitbar, ohne dass er im Postfach liegen bleibt.
Wie klingt die Antwort nicht wie Bot
Stilregeln, Beispiele und Tabus steuern Ton und Aufbau. Außerdem kann Freigabe greifen, wenn Inhalt sensibel ist, sodass Sie Kontrolle behalten.
Wie verhindern wir, dass Prioritäten willkürlich wirken
Regeln definieren, was dringend ist, und Routing legt fest, wer handelt. Dadurch sieht das Team sofort, warum ein Fall oben steht und was als nächstes passieren soll.