Problem aus Kundensicht
Termine kosten oft mehr Zeit als sie sollten. Eine Anfrage kommt rein, dann folgen Rückfragen, Kalenderabgleich, Alternativtermine, Erinnerungen und am Ende erscheint jemand nicht. Gleichzeitig fehlen intern Infos: Was wollte der Kunde genau, wer ist zuständig, welche Vorbereitung ist nötig, und wo wird das dokumentiert.
In kleinen Teams bedeutet das: Eine Person hängt ständig im Kalender und im Postfach. In mittleren Teams bedeutet es: Zuständigkeiten sind unklar, Termine werden doppelt vergeben oder ohne Kontext geplant. In größeren Teams ist es noch kritischer: Ohne Regeln für Prioritäten, Freigaben und Dokumentation wird Terminmanagement schnell zum Engpass.
Use Case
Ein Dienstleister bietet Beratungsgespräche an. Anfragen kommen über Website, E Mail, LinkedIn oder Telefon. Ziel ist: Interessenten sollen schnell einen passenden Termin bekommen, aber nur wenn sie wirklich passen. Gleichzeitig soll intern alles sauber dokumentiert werden, inklusive Quelle, Thema, Budget und zuständigem Ansprechpartner.
Typische Varianten:
• Erstgespräch für Leads mit Qualifizierung vor Buchung
• Bestandskunden Termine mit Priorität und schnellerer Verfügbarkeit
• Mehrere Berater mit unterschiedlichen Zuständigkeiten und Kalendern
• Reminder und No Show Logik, damit Slots nicht verbrannt werden
Handlung und Lösung
Wir bauen in n8n einen Ablauf, der Terminvergabe zu einem klaren Prozess macht.
Anfragen zentral erfassen
• Eingang bündeln: Website Formular, E Mail, LinkedIn Nachrichten, Chat oder CRM Eingang
• Daten normalisieren: Name, Firma, Kontakt, Thema, Dringlichkeit
• Pflichtfelder sichern: ohne Kontext kein Termin, sonst wird es später teuer
Qualifizierung vor Termin
Statt jeden Termin blind zu vergeben, bauen wir eine Vorstufe:
• Fragen Logik: je nach Anfrage werden zwei bis fünf kurze Fragen gestellt
• Scoring: passt der Fall zu eurem Angebot, ist Budget realistisch, ist Bedarf akut
• Routing: passend wird zur Buchung freigeschaltet, unpassend bekommt eine saubere Antwort oder Alternative
Kalenderlogik und Zuständigkeit
• Zuweisung nach Regeln: Region, Thema, Produkt, Sprache, Bestandskunde
• Kalender Abgleich: freie Slots je Person oder Team
• Pufferzeiten: Vorbereitung und Nachbereitung automatisch einkalkulieren
• Prioritäten: wichtige Fälle erhalten schneller Slots, ohne dass alles manuell entschieden werden muss
Buchung und Bestätigung
Nach der Qualifizierung wird automatisch gebucht oder zur Buchung geführt:
• Bestätigung an den Kunden
• Kalender Einladung
• Link für Änderungen, je nach Prozess
• Interne Benachrichtigung an die zuständige Person
Vorbereitung und Kontext
Damit Termine nicht bei null starten, erstellen wir automatisch Kontext:
• Zusammenfassung der Anfrage
• Checkliste für das Gespräch
• Dokumente oder Links, die intern bereitstehen sollen
• CRM Update mit Quelle, Status und nächster Aktion
Reminder und No Show Logik
• Erinnerungen an Kunden, je nach Terminart
• No Show Erkennung und interne Notiz
• Neuer Termin Prozess oder automatische Nachfass Nachricht
So spart ihr Slots und erhöht die Abschlussquote.
Typische Hürden und worauf wir achten
Zu wenig Daten am Anfang
Wenn die Anfrage zu kurz ist, wird das Gespräch ineffizient. Wir sorgen dafür, dass die richtigen Infos früh abgefragt werden, ohne dass es wie ein Verhör wirkt.
Mehrere Kalender und Regeln
Sobald mehrere Personen beteiligt sind, braucht es klare Logik. Wir bilden eure Realität ab, statt ein Standardmodell aufzuzwingen.
Erreichbarkeit und Erwartungsmanagement
Wenn ihr schnell reagieren wollt, muss die Bestätigung klar kommunizieren, wie es weitergeht. Das wirkt simpel, entscheidet aber oft über Vertrauen.
Datenschutz und Dokumentation
Welche Daten werden gespeichert, wo liegen sie, wer sieht sie. Das klären wir sauber und setzen es nachvollziehbar um.
Ablauf in der Zusammenarbeit
Kickoff
Ziel, Terminarten, Zuständigkeiten, Kanäle, Tools.
Prozessdesign
Qualifizierung, Regeln, Kalenderlogik, Vorbereitungsinfos, Reminder.
Umsetzung in n8n
Anbindungen, Datenlogik, Benachrichtigungen, CRM Updates, Logging.
Testphase
Echte Anfragen durchspielen, Sonderfälle prüfen, Timing optimieren.
Live Schaltung
Danach läuft der Terminprozess stabil und ist messbar.
Weiterer Verlauf nach Projektabgabe
• Monitoring und Fehleralarme, damit nichts still ausfällt
• Optimierung der Qualifizierungsfragen, damit Termine wertvoller werden
• Erweiterung um Nachfass Prozesse, Angebote, Dokumente und Reporting
• Übergabe an euer Team mit Dokumentation und Pflege der Regeln
Wichtige Information ganz zum Schluss
Wichtig: Das ist ein Beispielansatz, kein starres Rezept. Jedes Projekt ist individuell. Je nach Angebot, Teamstruktur und Tools braucht es andere Fragen, andere Regeln oder andere Kalenderlogik. Der Effekt bleibt aber gleich: Zuständige Mitarbeitende sparen viele kleine, zeitintensive Schritte. Termine werden schneller vergeben, besser vorbereitet und sauber dokumentiert. So entstehen mehr gute Gespräche und weniger Leerlauf.
