Problem aus Kundensicht
Onboarding ist oft der Moment, in dem Vertrauen gewonnen oder verloren wird. Kunden sagen zu, aber danach dauert es, bis etwas passiert. Intern fehlen Infos, Dateien werden gesucht, Briefings sind unvollständig, Zuständigkeiten wechseln, und der Kunde fragt nach, ob man schon gestartet ist.
Für Teams bedeutet das: Viele kleine Schritte, die man immer wieder macht. Zugangsdaten anfordern, Ordner anlegen, Projektboard erstellen, Kickoff Termin vereinbaren, Aufgaben verteilen, Kommunikationskanäle setzen, Dokumente einsammeln. Jeder Schritt ist machbar, aber zusammen ist es ein Zeitfresser und Fehler passieren schnell.
Use Case
Eine Agentur oder ein Dienstleister schließt neue Projekte ab und will einen einheitlichen Start. Ziel: Sobald ein Auftrag bestätigt ist, soll automatisch ein Onboarding Prozess starten. Der Kunde soll klare nächste Schritte erhalten, intern sollen alle Beteiligten sofort wissen, was zu tun ist.
Typische Situationen:
• Kleine Teams brauchen Struktur, ohne extra Tools einzuführen
• Mittlere Teams wollen klare Übergaben zwischen Vertrieb und Projektteam
• Größere Teams brauchen Freigaben, Rollen und saubere Dokumentation
Handlung und Lösung
Wir bauen einen n8n Workflow, der Onboarding planbar macht.
Startsignal definieren
• Deal gewonnen im CRM
• Unterschriebener Vertrag
• Zahlung eingegangen
• Manueller Start per Button
Je nach Unternehmen ist das unterschiedlich, und genau da beginnt die Individualität.
Kunden Kommunikation automatisieren
• Willkommensmail mit klarer Erwartung: was passiert wann
• Onboarding Formular für alle nötigen Infos
• Upload Links für Dateien und Zugänge
• Terminlink für Kickoff, passend zur richtigen Person
Interne Struktur aufbauen
• Projektordner anlegen
• Rechte setzen
• Projektboard erstellen
• Standard Aufgaben erstellen, aber mit Variablen je nach Projekt
• Team Benachrichtigung, damit jeder sofort im Bild ist
Briefing und Daten sammeln
Damit es nicht stockt, wird das Briefing geführt:
• Pflichtfragen je nach Leistung
• Checklisten für Assets, Zugänge, Inhalte
• Validierungen damit nichts Halbgares reinläuft
• Erinnerungen wenn Informationen fehlen
Übergabe und Status sichtbar machen
• Status im CRM oder Projekttool aktualisieren
• Nächste Schritte klar anzeigen
• Kunde erhält Updates, damit keine Unsicherheit entsteht
Typische Hürden und worauf wir achten
Kunden liefern Infos nicht rechtzeitig
Wir bauen Reminder und klare Deadlines ein, aber in einer Tonalität, die nicht nervt.
Zu viele Ausnahmen
Onboarding wirkt standardisiert, ist aber oft individuell. Wir setzen eine Struktur, die flexibel bleibt, statt starr zu sein.
Zugänge und Sicherheit
Passwörter und Zugänge dürfen nicht im Chaos landen. Wir definieren sichere Wege und Rechte.
Toollandschaft
Nicht jeder nutzt die gleichen Tools. Wir binden das an, was vorhanden ist, statt alles umzustellen.
Ablauf in der Zusammenarbeit
Kickoff und Prozessaufnahme
Definition Startsignal und Datenbedarf
Umsetzung der Automationen
Tests mit echten Onboardings
Live Schaltung und Stabilisierung
Weiterer Verlauf nach Projektabgabe
• Onboarding wird anhand echter Projekte verbessert
• Inhalte, Checklisten und Vorlagen wachsen, statt jedes Mal neu zu denken
• Erweiterung um Abrechnung, Reportings, Kunden Updates
• Schulung eures Teams, damit ihr Anpassungen selbst pflegen könnt
Wichtige Information ganz zum Schluss
Wichtig: Das ist ein Beispielansatz, kein starres Rezept. Jedes Projekt ist individuell. Je nach Leistung, Teamstruktur und Tools braucht es andere Onboarding Fragen, andere Rechte oder andere Vorlagen. Der Effekt bleibt aber gleich: Zuständige Mitarbeitende sparen viele kleine, zeitintensive Schritte. Kunden erleben einen klaren Start, interne Übergaben werden sauber, und Projekte laufen schneller an.
