Mehr Überblick bei hohem Volumen, ohne dass Teams im Postfach versinken
Wir sortieren Anfragen und Inhalte automatisch, fassen sie verständlich zusammen und leiten sie an den richtigen Prozess weiter.
Klassifizierung, die Zuständigkeit klärt und Zusammenfassungen, die Entscheidungen beschleunigen
Kategorien und Prioritäten, damit jeder Fall sofort richtig landet
Wir klassifizieren Inhalte nach Ihren Kategorien, zum Beispiel Angebot, Reklamation, Technik, Abrechnung, Termin oder Kündigung. Zusätzlich wird eine Priorität gesetzt, damit kritische Fälle sofort sichtbar sind. Das reduziert Ping Pong, verhindert liegengebliebene Fälle und schafft klare Zuständigkeit. Die Logik basiert auf Ihren Kriterien und kann je nach Team und Kanal unterschiedlich sein.
Gerade in Teams mit hohem Volumen ist das entscheidend: Der Agent arbeitet nach einem klaren Schema und liefert Ergebnisse in einer Struktur, die direkt weiterverwendet werden kann. Das reduziert Rückfragen, spart Zeit und macht Abläufe messbarer.
Zusammenfassungen, die sofort sagen worum es geht und was zu tun ist
Statt lange Texte zu lesen, bekommt Ihr Team eine präzise Zusammenfassung mit den relevanten Punkten. Zum Beispiel Anliegen, Kontext, wichtige Daten, Fristen, betroffene Systeme und vorgeschlagener nächster Schritt. Das spart Zeit und macht Übergaben sauberer, weil die wichtigsten Infos strukturiert im System gespeichert werden können.
So entstehen Ergebnisse, die zu Ihrem Unternehmen passen: eine Zusammenfassung mit Kundenhistorie, eine Entscheidung auf Basis echter Statusdaten oder eine Priorisierung nach Ihren Kriterien. Kontext sorgt dafür, dass KI nicht generisch wirkt und dass Entscheidungen nachvollziehbar bleiben.
Routing und Zuständigkeit als Prozess, nicht als Bauchgefühl
Klassifizierung bringt nur dann Nutzen, wenn daraus Routing entsteht. Wir verbinden Kategorie und Priorität mit Zuständigkeitsregeln, zum Beispiel Region, Produkt, Vertragslevel oder Team. Dadurch landet ein Fall automatisch beim richtigen Ansprechpartner oder im richtigen Queue, inklusive Aufgabe und Frist. So wird das Sortieren nicht nur schneller, sondern verlässlich.
Zusätzlich bauen wir Prüfungen ein, damit offensichtliche Fehler früh abgefangen werden. Wenn Daten fehlen oder Unsicherheit hoch ist, läuft der Fall nicht unkontrolliert durch, sondern geht in eine Freigabe oder wird als Ausnahme geführt. Das schützt Qualität und reduziert Risiko.
Unklare Fälle sauber behandeln statt falsch einsortieren
Nicht jede Nachricht ist eindeutig. Für solche Fälle bauen wir Regeln, die Unsicherheit erkennen und den Fall in eine Ausnahmeliste oder Freigabe geben. Dadurch wird nicht blind falsch geroutet und es entstehen weniger Folgefehler. Gleichzeitig lernt der Prozess aus echten Fällen, weil unklare Muster sichtbar werden.
Wichtig ist dabei die Kontrolle: Aktionen laufen nur dort automatisiert, wo es sinnvoll ist. In kritischen Fällen werden Aktionen als Vorschlag bereitgestellt oder erst nach Freigabe ausgeführt. So entsteht Geschwindigkeit ohne Kontrollverlust.
SO FUNKTIONIERT ES
Klassifizierung und Zusammenfassung in vier klaren Schritten
Wir definieren Kategorien, Prioritäten und was danach passieren soll. Zum Beispiel Ticket erstellen, CRM Aufgabe, Eskalation oder Antwortentwurf.
Wir definieren, welche Kontextdaten genutzt werden dürfen, zum Beispiel Kundentyp, Historie, Produkt, Standort oder SLA. Außerdem definieren wir die Felder, die als strukturierter Output gespeichert werden.
Wir bauen den Ablauf in n8n und testen mit echten Fällen. Wir prüfen Trefferqualität, Sonderfälle und typische Fehlerbilder. Unklare Fälle werden kontrolliert geführt.
Nach Go Live optimieren wir Kategorien, Regeln und Zusammenfassungsstruktur. Ziel ist weniger Ausnahmefälle und bessere Weiterleitung.
Use Cases für Klassifizierung und Zusammenfassung
Tickets schneller bearbeiten und kritische Fälle sofort erkennen.
Ziel
Tickets schneller bearbeiten und kritische Fälle sofort erkennen.
Input
E Mail, Formular oder Chat plus Kundendaten.
Agent Schritte
1 Kategorie und Priorität setzen
2 Zusammenfassung mit Kerninfos erstellen
3 Ticket routen und SLA starten
Output
Ticket mit Kategorie, Priorität, Summary und Zuständigkeit.
Typisch für
Support Teams mit hohem Volumen.
Sales Inbox
Ziel
Anfragen qualifizieren und Vertrieb entlasten.
Input
Lead Text plus CRM Kontext.
Agent Schritte
1 Thema und Fit erkennen
2 Kurzbrief mit Bedarf und nächstem Schritt erstellen
3 Aufgabe an Owner erstellen
Output
CRM Aktivität, Score, Aufgabe, nächste Aktion.
Typisch für
B2B Vertrieb und Agenturen.
Finance und Belege
Ziel
Belege schneller prüfen und zuordnen.
Input
Dokument oder Mail plus Referenzen.
Agent Schritte
1 Dokumenttyp klassifizieren
2 Felder extrahieren und zusammenfassen
3 Ausnahme markieren wenn Pflichtinfos fehlen
Output
Strukturierter Datensatz plus Prüfliste.
Typisch für
Backoffice und Finance Prozesse.
Operations Routing
Ziel
Richtige Stelle statt Ping Pong.
Input
Anfrage plus Produkt, Standort oder Teamlogik.
Agent Schritte
1 Kategorie und Routinglogik anwenden
2 Zusammenfassung erstellen
3 Übergabe an richtige Einheit mit Aufgabe
Output
Zugewiesener Fall mit Kontext.
Typisch für
Organisationen mit mehreren Teams oder Standorten.
FAQ
Häufige Fragen zu Klassifizierung und Zusammenfassung
Wie genau wird klassifiziert
Über Regeln und optional KI Logik, angepasst an eure Kategorien. Wichtig ist, dass Kategorien eindeutig definiert sind und im Prozess wirklich genutzt werden.
Kann man Prioritäten setzen
Ja. Priorität kann aus Inhalt, Kundentyp, SLA, Historie oder Schlüsselwörtern abgeleitet werden.
Wie sieht eine gute Zusammenfassung aus
Kurz, aber vollständig. Anliegen, Kontext, wichtige Daten, Frist und nächster Schritt. Je nach Prozess können strukturierte Felder ergänzt werden.
Was passiert bei unklaren Fällen
Unklare Fälle werden als Ausnahme geführt oder in Freigabe gegeben. Damit wird nicht blind falsch geroutet.
Können Ergebnisse im CRM oder Ticket System gespeichert werden
Ja. Kategorie, Priorität, Summary und nächste Aktion können direkt als Felder oder Aktivitäten gespeichert werden.