Shop, ERP und Buchhaltung verbinden, damit Bestellungen sauber durchlaufen
Shop Systeme wie WooCommerce, Shopify, Shopware plus ERP und Buchhaltung je Setup
Datenflüsse, die nicht nur synchronisieren, sondern Abläufe ermöglichen
Viele Unternehmen haben drei Welten: Der Shop verkauft, das ERP steuert Waren und Aufträge, die Buchhaltung braucht korrekte Belege und Zahlen. Wenn diese Welten nicht sauber verbunden sind, entstehen typische Probleme: falscher Bestand, verspätete Rechnungen, falsche Steuern, offene Zahlungen ohne Status, Chaos bei Stornos und Retouren. Wir bauen eine Integration, die Daten sauber modelliert, validiert und so ablegt, dass Prozesse stabil laufen.
Was wir konkret automatisieren:
Bestellungen müssen als Auftrag im ERP ankommen, sonst bleibt alles manuell.
So setzen wir es um
1 Bestellereignis erfassen und normalisieren
2 Auftragsdaten ins ERP schreiben, inklusive Positionen und Versandinfos
3 Status zurück in den Shop schreiben, damit der Kunde den Stand sieht
Ergebnis
Bestellungen laufen zuverlässig ins ERP und bleiben nachvollziehbar.
Viele Fehler entstehen durch Adressen, Dubletten und fehlende Pflichtfelder.
So setzen wir es um
1 Kundenidentität festlegen und Dubletten vermeiden
2 Adressen normalisieren und Pflichtfelder prüfen
3 Abweichende Lieferadresse und Rechnungsadresse sauber abbilden
Ergebnis
Weniger Fehlversand, weniger manuelle Korrekturen, saubere Kundenstammdaten.
ERP und Shop brauchen ein gemeinsames Verständnis von Produkten und Varianten.
So setzen wir es um
1 Produkt IDs und Variantenlogik definieren
2 Positionen konsistent mappen, inklusive Steuersätze und Rabatte
3 Sonderfälle wie Bundles, Sets oder Gutscheine sauber abbilden
Ergebnis
Weniger Abweichungen, weniger Nacharbeit, klare Positionen in Auftrag und Beleg.
Bestand muss stimmen, sonst entstehen Fehlverkäufe und Stress im Fulfillment.
So setzen wir es um
1 Quelle der Wahrheit für Bestand festlegen
2 Bestandsupdates in den Shop synchronisieren
3 Regeln für Reservierung, Teillieferung und Nichtverfügbarkeit definieren
Ergebnis
Weniger Fehlverkäufe, bessere Lieferfähigkeit, klarer Status.
Rechnungsdaten müssen korrekt sein, sonst wird jeder Monatsabschluss zur Baustelle.
So setzen wir es um
1 Rechnungsauslöser definieren, zum Beispiel Versand oder Auftrag bestätigt
2 Belegdaten sauber mappen, inklusive Steuern, Rabatte, Versand und Gebühren
3 Ablage und Verlinkung im passenden System umsetzen
Ergebnis
Belege sind vollständig, auffindbar und korrekt übertragen.
Zahlung ist nicht gleich bezahlt, Gebühren und Abzüge müssen sichtbar sein.
So setzen wir es um
1 Zahlungsstatus aus Payment Systemen übernehmen
2 Gebühren und Abzüge sauber zuordnen
3 Offene Posten und Ausnahmen sichtbar machen
Ergebnis
Klarer Status, weniger Abweichungen, weniger manuelle Abgleiche.
Der Prozess scheitert nicht am Standard, sondern an Ausnahmen.
So setzen wir es um
1 Sonderfälle als eigener Prozesspfad definieren
2 Statusmodell für Storno, Retoure, Teillieferung festlegen
3 Buchhaltung und ERP Status konsistent halten
Ergebnis
Sonderfälle bleiben steuerbar und verursachen kein Chaos.
Eine Integration ist nur gut, wenn Fehler sichtbar und behandelbar sind.
So setzen wir es um
1 Validierungen vor dem Schreiben in Zielsysteme
2 Ausnahmeliste mit Kontext und Grund
3 klare Zuständigkeit für Korrektur und erneute Verarbeitung
Ergebnis
Stabile Abläufe ohne stille Fehler.
Features
Bestellungen und Aufträge
Produkt und Bestandslogik
Rechnung und Belege
Zahlungsstatus und Gebühren
Ausnahmen und Prozesskontrolle
Ergebnis, das Sie erwarten können
1 Kaufhistorie im CRM ohne Export und manuelle Pflege
2 Weniger Dubletten durch klare Kundenidentität und Matching Logik
3 Segmente für Marketing und Vertrieb auf Basis echter Kaufdaten
4 Filial Reporting und Standortsteuerung mit sauberer Datenbasis
5 Trigger Prozesse, die aus Käufen konkrete nächste Schritte machen
SO FUNKTIONIERT ES
Shop ERP Buchhaltung Integration in vier klaren Schritten
Wir klären Shop, ERP, Buchhaltung und Payment und definieren den Zielprozess. Dazu Datenobjekte, Statusmodelle und die Stellen, an denen heute Brüche entstehen.
Wir definieren Felder, Pflichtfelder, Varianten, Steuern, Gebühren und Sonderfälle. Dazu klare Regeln, welche Systeme Quelle der Wahrheit sind.
Wir bauen die Datenflüsse in n8n und testen Standardfälle und Sonderfälle. Dazu Monitoring, Ausnahmeliste und saubere Protokolle.
Nach Go Live optimieren wir anhand realer Daten. Danach kann der Prozess um weitere Kanäle, Standorte oder Systeme erweitert werden.
Use Cases: 4 starke Integrationsszenarien
Wachstum im Shop, aber Buchhaltung kommt nicht hinterher
Problem
Bestellungen steigen, aber Belege, Gebühren und Zahlungsstatus werden manuell abgeglichen. Rechnungen liegen verstreut, Rückerstattungen werden nicht sauber zugeordnet und am Monatsende entstehen Abweichungen, die Zeit kosten und Stress erzeugen.
Was passiert im Workflow
1 Neue Bestellungen werden erfasst und als Auftrag im ERP angelegt
2 Rechnungslogik wird nach euren Regeln ausgelöst, zum Beispiel nach Versand oder Statuswechsel
3 Belegdaten werden sauber gemappt, inklusive Steuern, Rabatten, Versandkosten und Gebühren
4 Zahlungsstatus wird übernommen und dem Auftrag zugeordnet, damit offen, bezahlt und rückerstattet klar ist
5 Belege werden einheitlich abgelegt und im ERP oder in der Buchhaltung verlinkt
6 Offene Fälle landen in einer Ausnahmeliste, damit nichts im Monatsabschluss verborgen bleibt
Ergebnis
Die Buchhaltung bekommt einen verlässlichen Datenfluss statt manueller Exporte. Abweichungen werden früh sichtbar und der Monatsabschluss wird planbar.
Bestand stimmt nicht, Fehlverkäufe und Teillieferungen häufen sich
Problem
Der Shop zeigt Verfügbarkeit, aber das ERP hat andere Bestände. Kunden bestellen Artikel, die nicht lieferbar sind. Es entstehen Teillieferungen, Verzögerungen und Supportanfragen, weil niemand den Status eindeutig sieht.
Was passiert im Workflow
1 Quelle der Wahrheit für Bestand wird definiert und technisch durchgesetzt
2 Bestandsupdates werden regelmäßig oder ereignisbasiert vom ERP in den Shop synchronisiert
3 Reservierungen und Abzüge werden sauber verarbeitet, damit Bestand nicht doppelt verkauft wird
4 Teillieferung wird als Statusmodell abgebildet, damit Shop und ERP den gleichen Stand haben
5 Kundenstatus wird automatisiert aktualisiert, damit Kommunikation konsistent bleibt
6 Abweichungen wie negativer Bestand oder fehlende Artikelreferenzen landen in einer Ausnahmeliste
Ergebnis
Weniger Fehlverkäufe, klarere Lieferfähigkeit und weniger Supportdruck, weil Status und Bestand nicht auseinanderlaufen.
Zahlungsanbieter Gebühren und Rückerstattungen erzeugen Abweichungen
Problem
Umsatz im Shop passt nicht zur Auszahlung. Gebühren, Teilrückerstattungen oder Chargebacks führen zu Unklarheit. Ohne saubere Zuordnung wirkt jede Abweichung wie ein Einzelfall und kostet Zeit in Finance und Support.
Was passiert im Workflow
1 Zahlungsereignisse werden übernommen und eindeutig zur Bestellung referenziert
2 Gebühren und Abzüge werden als eigene Felder geführt, statt im Gesamtbetrag zu verschwinden
3 Rückerstattungen werden als Prozess abgebildet, inklusive Teilrückerstattung und Status
4 Buchhaltungsübergabe berücksichtigt Netto, Steuern, Gebühren und Rückerstattung korrekt
5 Shop und ERP erhalten den korrekten Zahlungsstatus zurück, damit Prozesse konsistent bleiben
6 Fälle ohne eindeutige Referenz oder mit widersprüchlichen Beträgen landen in einer Ausnahmeliste
Ergebnis
Auszahlungen werden nachvollziehbar, Abweichungen werden weniger und Rückerstattungen laufen als sauberer Prozess statt als manuelle Sonderaktion.
Sonderfälle zerstören den Ablauf, wenn sie nicht als eigener Prozess laufen
Problem
Storno, Retoure, Gutschein, Rabatt, Teillieferung oder eine teilweise Rückerstattung sind im Alltag normal. In vielen Setups werden diese Fälle aber nur halb abgebildet. Der Shop zeigt einen Status, das ERP einen anderen, und in der Buchhaltung fehlen Bezüge oder Belege.
Was passiert im Workflow
1 Der Sonderfall wird erkannt und eindeutig der ursprünglichen Bestellung zugeordnet
2 Der Prozess setzt einen klaren Sonderfall Status, zum Beispiel Storno, Retoure, Teilretoure, Teillieferung, Rückerstattung, Gutschein
3 Das ERP bekommt die passende Änderung, inklusive Positionen, Mengen und Status, damit Warenbewegung und Auftrag konsistent bleiben
4 Buchhaltungsdaten werden angepasst, zum Beispiel Gutschrift, Rechnungskorrektur, Gebühren, Rückerstattung, damit die Zahlen stimmen
5 Der Shop erhält den korrekten Status zurück, damit Kundenkommunikation und Supportfragen nicht ins Leere laufen
6 Der Fall landet in einer Ausnahmeliste, wenn etwas fehlt, zum Beispiel Referenz, Betrag, Position oder Status, damit er nicht still hängen bleibt
Ergebnis
Sonderfälle laufen als kontrollierter Prozess. Status bleibt konsistent in Shop, ERP und Buchhaltung, und offene Fälle sind sichtbar, bevor sie im Monatsabschluss explodieren.
FAQ
Häufige Fragen zu Shop ERP Buchhaltung Datenflüssen
Muss wirklich alles in Echtzeit laufen
Nicht immer. Bestellungen und Status können je nach System in Echtzeit oder zeitgesteuert synchronisiert werden. Entscheidend ist Stabilität und sauberes Statusmodell.
Wie verhindert ihr doppelte Aufträge oder doppelte Belege
Durch eindeutige Referenzen und klare Regeln, wann etwas neu angelegt oder aktualisiert wird. Damit entsteht kein Datenmüll.
Können mehrere Steuersätze und Gebühren sauber abgebildet werden
Ja. Wir mappen Steuern, Rabatte, Versandkosten und Gebühren so, dass Buchhaltung und Reporting stimmen.
Was passiert bei Teillieferung oder Teilstorno
Diese Fälle werden als eigener Status und Prozesspfad umgesetzt, damit Shop, ERP und Buchhaltung konsistent bleiben.
Können wir mit einem Teilprozess starten
Ja. Viele starten mit Bestellung zu ERP plus Status zurück. Danach kommen Belege, Zahlungen, Retouren und Reporting.
Wie wird sichtbar, wenn etwas schief läuft
Über eine Ausnahmeliste, Protokolle und klare Benachrichtigungen. So werden Probleme nicht erst im Monatsabschluss entdeckt.