Kassensystem mit CRM verbinden, damit Käufe zu Kundenprozessen werden
Mehrere Filialen, mehrere Kassensysteme und unterschiedliche Datenmodelle sind abbildbar, je nach Schnittstellen
POS und CRM Integration, die nicht nur Daten kopiert, sondern Prozesse ermöglicht
Viele Teams glauben, eine Integration bedeutet nur Daten von A nach B zu schieben. In der Praxis entscheidet aber das Datenmodell: Wie wird ein Kunde erkannt, wie werden Käufe gespeichert, wie werden Filialen abgebildet, wie werden Retouren behandelt und wie bleibt das CRM sauber, wenn täglich neue Transaktionen kommen. Wir bauen eine POS und CRM Integration so, dass Sie daraus echte Abläufe ableiten können, statt nur eine Datensammlung zu bekommen.
Was wir konkret automatisieren:
Der wichtigste Teil der POS und CRM Integration ist die eindeutige Kundenidentität. Wenn Matching nicht sauber ist, entstehen Dubletten und falsche Zuordnungen und das CRM wird unbrauchbar.
So setzen wir es um
1 Wir definieren einen Hauptschlüssel und ein bis zwei Fallback Schlüssel
2 Wir legen fest, wie Konflikte behandelt werden, zum Beispiel wenn zwei Datensätze passen könnten
3 Wir bestimmen, welche Felder überschrieben werden dürfen und welche geschützt sind
Ergebnis
Ein Kundenprofil, das sauber wächst und nicht bei jedem Kauf neu angelegt wird.
Transaktionen sind die Grundlage für Kaufhistorie und Auswertung. Entscheidend ist, welche Tiefe wirklich gebraucht wird, damit das CRM nicht mit unnötigen Details überfüllt wird.
So setzen wir es um
1 Wir entscheiden zwischen Summenebene und Positionsebene
2 Wir übertragen die relevanten Felder wie Zeitpunkt, Filiale, Zahlungsart, Rabatte, Retourenstatus
3 Wir sorgen für eindeutige Referenzen, damit nichts doppelt importiert wird
Ergebnis
Eine Kaufhistorie, die nachvollziehbar ist und sich für Prozesse und Reporting nutzen lässt.
Damit Segmentierung und Auswertung funktionieren, müssen Produkte und Kategorien konsistent sein. Eine uneinheitliche Kategorie Logik macht spätere Kampagnen und Reports wertlos.
So setzen wir es um
1 Wir definieren die Kategorie Struktur, die im CRM genutzt wird
2 Wir mappen Produkt IDs und Kategorien stabil, nicht nur über Namen
3 Wir legen Regeln für Sonderfälle fest, zum Beispiel Bundles, Sets oder Varianten
Ergebnis
Segmentierung nach Produktgruppen wird möglich, ohne Nacharbeit im CRM.
Bei mehreren Standorten entscheidet eine saubere Standortlogik darüber, ob Reporting und Steuerung möglich sind. Filialdaten müssen als eigene Dimension geführt werden.
So setzen wir es um
1 Filiale, Standort oder Region werden als eigene Felder modelliert
2 Transaktionen werden eindeutig einem Standort zugeordnet
3 Reporting kann pro Standort und übergreifend aufgebaut werden
Ergebnis
Vergleichbare Zahlen je Filiale und klare Prozesse pro Standort.
Mit POS Daten lässt sich der Kundenwert realistisch bestimmen. Dadurch werden Bestandskundenpflege, Reaktivierung und Up Sell deutlich einfacher.
So setzen wir es um
1 Wir berechnen Felder wie letzter Kauf, Kaufhäufigkeit, durchschnittlicher Warenkorb
2 Wir definieren Segmente, zum Beispiel Stammkunden, inaktiv, high value, retourenlastig
3 Wir setzen Grenzwerte, die zu eurem Geschäft passen, nicht nach Standard
Ergebnis
Vertrieb und Marketing können nach echten Kaufmustern arbeiten.
Aus Daten werden erst dann Ergebnisse, wenn Trigger Prozesse entstehen. Trigger machen aus einem Kauf einen nächsten Schritt.
So setzen wir es um
1 Ereignisse definieren, zum Beispiel Erstkauf, Schwellenwert, Inaktivität, Kategorie Kauf
2 Aktion definieren, zum Beispiel Aufgabe im CRM, Nachricht, Coupon, Hinweis an Team
3 Schutzregeln definieren, damit Kunden nicht überkommuniziert werden
Ergebnis
Automatische Follow ups, die sich wie ein sauberer Prozess anfühlen.
Integrationen scheitern nicht an Standardfällen, sondern an Ausnahmen. Deshalb bauen wir Ausnahmen als festen Teil des Prozesses.
So setzen wir es um
1 Validierung von Pflichtfeldern und Formaten
2 Ausnahme Liste mit Kontext, damit man schnell entscheiden kann
3 Klare Zuständigkeit, wer Ausnahmen bearbeitet und wann eskaliert wird
Ergebnis
Fehler werden sichtbar und lösbar, statt das CRM zu verschmutzen.
Reporting ist dann wertvoll, wenn es Entscheidungen möglich macht. POS und CRM Daten können Umsatz, Wiederkauf und Filialperformance sauber abbilden.
So setzen wir es um
1 KPI Set definieren, zum Beispiel Umsatz pro Kunde, Wiederkauf, Segmentanteile, Filialvergleich
2 Automatische Aktualisierung, damit Zahlen nicht manuell gesammelt werden
3 Drilldown Logik, damit man Ursachen erkennt, nicht nur Symptome
Ergebnis
Ein Reporting, das im Alltag genutzt wird, nicht nur im Monatsmeeting.
Features
Matching und Dublettenlogik
Transaktionen und Bon Daten
Produkt und Filial Mapping
Segmente und Trigger
Reporting und Ausnahmen
Ergebnis, das Sie erwarten können
1. Kaufhistorie im CRM ohne Export
2. Weniger Dubletten durch klare Identität
3. Segmente für Marketing und Vertrieb
4. Filial Reporting und Standortsteuerung
5. Trigger Prozesse statt statische Daten
SO FUNKTIONIERT ES
POS CRM Integration in vier klaren Schritten
Wir klären, welche POS Daten relevant sind und was im CRM damit passieren soll. Segmentierung, Follow ups, Reporting, Loyalty oder Vertrieb. Danach definieren wir Kundenidentität und Datenobjekte.
Wir erstellen ein Mapping: Quellfelder, Zielfelder, Pflichtfelder, Formate, Default Werte. Dazu Regeln, wann ein Kunde neu ist, wann er gematcht wird, und wie mit fehlenden Daten umgegangen wird.
Wir bauen die Anbindung in n8n, setzen Validierung und Fehlerpfade auf und prüfen Sonderfälle. Zum Beispiel doppelte Kundendaten, Retouren, Rabatte, mehrere Filialen und Datenlücken.
Nach Go Live verbessern wir anhand realer Daten. Oft folgen Erweiterungen wie Loyalty Logik, Kampagnen Trigger oder Filial Dashboards.
Use Cases: so nutzen Unternehmen POS CRM Daten
Stammkunden und Wiederkauf systematisch steigern
Problem
Viele Käufe passieren im Laden, aber nach dem Kauf gibt es keinen sauberen Prozess. Kunden kommen wieder oder bleiben weg, ohne dass ihr es früh erkennt.
Was passiert im Workflow
1 Kauf aus dem POS wird dem CRM Kundenprofil zugeordnet
2 CRM berechnet Kaufhäufigkeit, letzter Kauf, Warenkorb und Inaktivität
3 Segmentierung wird automatisch gesetzt, zum Beispiel Stammkunde, inaktiv, hoher Warenkorb
4 Aktionen werden ausgelöst, zum Beispiel persönliche Nachricht, Gutschein, Reminder oder Aufgabe für Vertrieb
Ergebnis
Wiederkauf wird planbar, Reaktivierung passiert automatisch und nicht nach Bauchgefühl.
Filialsteuerung und Management Reporting ohne manuelle Exporte
Problem
Filialen werden nach Gefühl gesteuert. Zahlen sind zeitverzögert, Vergleiche kosten Zeit und Entscheidungen kommen zu spät.
Was passiert im Workflow
1 Jede Transaktion bekommt Filiale, Region und optional Team als Dimension
2 Tägliche oder wöchentliche Reports werden automatisch erzeugt
3 Kennzahlen wie Umsatz, Warenkorb, Wiederkauf, Retourenquote werden je Filiale ausgewertet
4 Auffälligkeiten werden markiert, zum Beispiel starke Abweichungen im Vergleich zur Vorwoche
Ergebnis
Filialen werden vergleichbar, Engpässe werden sichtbar und Entscheidungen werden schneller.
B2B Abholkunden und Vertrieb, aus Käufen werden Chancen
Problem
B2B Kunden kaufen regelmäßig, aber der Vertrieb erkennt Muster nicht. Chancen für Up Sell, Wiederbestellung oder Service bleiben liegen.
Was passiert im Workflow
1 B2B Kunden werden über Kundentyp oder Kriterien im CRM markiert
2 POS Käufe werden mit Produktgruppen und Intervallen gespeichert
3 Wenn Kaufmuster abweichen oder ein Schwellenwert erreicht wird, wird eine Aufgabe für Vertrieb erstellt
4 Optional wird eine Angebotslogik angestoßen, zum Beispiel Zubehör, Wartung, Zusatzleistung
Ergebnis
Vertrieb arbeitet mit echtem Kontext, Nachfassen wird planbar, Umsatzpotenzial wird sichtbar.
Retouren und Servicequalität, Probleme früh erkennen
Problem
Retouren und Reklamationen kosten Geld und Zeit. Ohne Kontext wirken Kundenfälle wie Einzelfälle, obwohl es Muster gibt.
Was passiert im Workflow
1 Retourenereignisse werden im CRM dem Kundenprofil und der ursprünglichen Transaktion zugeordnet
2 Retourenquote und Gründe werden als Felder geführt, je Kunde, Produktgruppe und Filiale
3 Bei auffälligen Mustern wird intern ein Ticket oder eine Aufgabe erzeugt
4 Support sieht im CRM sofort Kauf und Retourenkontext und kann schneller lösen
Ergebnis
Weniger Eskalation, bessere Servicequalität und klare Erkenntnisse für Prozesse und Sortiment.
FAQ
Häufige Fragen zur POS CRM Integration
Welche Kassensysteme können angebunden werden
Alle Systeme mit API oder Export Möglichkeit. Entscheidend ist, welche Daten verfügbar sind und wie stabil der Zugriff ist.
Müssen Bon Positionen übertragen werden oder reichen Summen
Das hängt vom Ziel ab. Für Segmentierung nach Produktkategorie sind Positionen sinnvoll. Für Kundenwert und Wiederkauf reichen oft Summen plus Kategorielevel.
Wie verhindern wir Dubletten im CRM
Über eindeutige IDs und Matching Logik. Wir definieren, welche Felder als Schlüssel dienen und wie Konflikte behandelt werden.
Können mehrere Filialen abgebildet werden
Ja. Filiale und Standort werden als eigene Felder geführt. Reporting und Prozesse können pro Filiale getrennt werden.
Was passiert bei fehlenden Kundendaten
Dann wird der Datensatz als unvollständig markiert oder in eine Ausnahmeliste gelegt. So bleibt das CRM sauber.
Können Aktionen automatisch ausgelöst werden
Ja. Trigger nach Kauf, nach Schwellenwert, nach Inaktivität oder nach Kategorie sind typische Anwendungsfälle.
Können wir später erweitern
Ja. Häufige Erweiterungen sind Loyalty, Filial Dashboards, Marketing Trigger und bessere Segmentlogik.