APIs und Webhooks verbinden, damit Systeme zuverlässig zusammenarbeiten
Mapping, Validierung, Idempotenz, Fehlerlisten, Retry Logik und Monitoring sind Teil des Aufbaus
Integrationen, die nicht nur Daten senden, sondern Abläufe absichern
Viele Integrationen scheitern an Details: Auth läuft ab, APIs haben Limits, Datenmodelle passen nicht, Sonderfälle werden ignoriert. Wir bauen Integrationen so, dass sie im Alltag funktionieren, auch bei Wachstum, Lastspitzen und Ausnahmen.
Was wir konkret automatisieren:
Ohne saubere Auth ist jede Integration instabil.
So setzen wir es um
1 Wir definieren den passenden Auth Weg, zum Beispiel Token, OAuth oder Signaturen
2 Wir speichern Zugriffe kontrolliert und vermeiden unnötige Berechtigungen
3 Wir bauen Prüfungen für ablaufende Zugänge ein
Ergebnis
Zugänge sind stabil und Ausfälle durch Auth Probleme werden reduziert.
Webhooks sind die Basis für Echtzeit Prozesse.
So setzen wir es um
1 Wir definieren welche Events relevant sind, zum Beispiel neue Bestellung, Statuswechsel, neuer Kontakt
2 Wir sichern Webhooks gegen doppelte Zustellung ab
3 Wir speichern Event Metadaten für Nachvollziehbarkeit
Ergebnis
Ereignisse lösen zuverlässig Prozesse aus, ohne doppelte Verarbeitung.
Viele APIs liefern Daten in Seiten, nicht in einem Paket.
So setzen wir es um
1 Wir berücksichtigen Pagination und Zeitfenster
2 Wir bauen inkrementelle Abfragen, damit nicht alles ständig neu geladen wird
3 Wir sichern Abrufe gegen Timeout und Teilausfälle ab
Ergebnis
Datenabrufe bleiben performant und vollständig.
Datenmodelle sind fast nie identisch.
So setzen wir es um
1 Wir erstellen ein Mapping von Quellfeldern zu Zielfeldern inklusive Formaten
2 Wir prüfen Pflichtfelder und Normalisierung, zum Beispiel Datum, Währung, Telefonnummer
3 Wir stoppen oder markieren Fälle, die nicht valide sind
Ergebnis
Saubere Datenflüsse ohne schleichenden Datenmüll.
Das gleiche Event darf nicht zweimal den gleichen Datensatz erzeugen.
So setzen wir es um
1 Wir definieren eindeutige Referenzen je Objekt, zum Beispiel Order ID, Deal ID, External ID
2 Wir unterscheiden klar zwischen Anlegen und Aktualisieren
3 Wir führen Dubletten Regeln ein, wenn IDs fehlen
Ergebnis
Keine doppelten Datensätze, keine doppelten Aufträge, keine doppelten Belege.
APIs haben Limits und reagieren nicht immer sofort.
So setzen wir es um
1 Wir respektieren Limits durch Taktung und Backoff
2 Wir setzen Retry Logik für temporäre Fehler
3 Wir steuern Last über Queues oder Laufpläne, wenn nötig
Ergebnis
Die Integration bleibt stabil, auch bei hoher Last.
Fehler müssen sichtbar sein und nachbearbeitet werden können.
So setzen wir es um
1 Fehlfälle landen in einer Fehlerliste mit Payload und Grund
2 Zuständigkeiten werden festgelegt, wer diese Fälle klärt
3 Nach Korrektur kann der Fall erneut verarbeitet werden
Ergebnis
Fehler werden nicht versteckt, sondern sauber gelöst.
Ohne Transparenz bleibt jede Integration eine Blackbox.
So setzen wir es um
1 Logs pro Flow und pro Event
2 Alerts bei kritischen Fehlern oder auffälligen Laufzeiten
3 Reports zu Volumen, Fehlerraten und Engpässen
Ergebnis
Sie sehen was läuft, was hängt und warum.
Features
Auth und Webhooks
Mapping und Validierung
Idempotenz und Dubletten Schutz
Fehlerliste und Retry Logik
Monitoring und Prozesskontrolle
Ergebnis, das Sie erwarten können
1 Datenflüsse laufen stabil, ohne manuelle Exporte und Nacharbeit
2 Dubletten und doppelte Verarbeitung werden systematisch verhindert
3 Ausnahmen sind sichtbar und können gezielt nachbearbeitet werden
4 Integrationen bleiben nachvollziehbar durch Logs und klare Statusmodelle
5 Erweiterungen sind möglich, ohne das System neu zu bauen
SO FUNKTIONIERT ES
API und Webhook Integration in vier klaren Schritten
Wir klären Systeme, Datenobjekte und Events. Danach definieren wir, was wann passieren soll und welche Systeme Quelle der Wahrheit sind.
Wir erstellen Mapping Tabellen, Validierungen, Pflichtfelder, Statusmodelle und Idempotenz Regeln. Das ist die Grundlage für Stabilität.
Wir bauen den Flow in n8n, testen Standardfälle und Sonderfälle, API Limits, Timeouts und doppelte Zustellungen. Fehlerlisten und Alerts werden eingerichtet.
Nach Go Live optimieren wir anhand realer Daten. Danach erweitern wir um weitere Events, Systeme oder Datenobjekte.
Use Cases: 4 starke Integrationsszenarien aus der Praxis
CRM zu ERP, Auftrag entsteht automatisch aus Deal
Problem
Vertrieb schließt ab, aber die Übergabe an Operations ist manuell. Aufträge werden zu spät angelegt oder mit falschen Daten. Status im CRM stimmt nicht mit der Realität überein.
Was passiert im Workflow
1 Deal Status im CRM löst ein Event aus
2 Kundendaten und Positionen werden validiert und normalisiert
3 Auftrag wird im ERP angelegt, inklusive Referenz zur CRM ID
4 ERP Status wird zurückgeschrieben, zum Beispiel in Bearbeitung, ausgeliefert, abgeschlossen
5 Fehlerfälle landen in einer Liste, zum Beispiel fehlende Artikelreferenz oder unklare Adressen
6 Der Vertrieb sieht den echten Status direkt im CRM
Ergebnis
Übergaben laufen zuverlässig, Status bleibt konsistent und Aufträge werden schneller bearbeitet.
Shop Events, Payment Status und Buchhaltung als durchgehender Flow
Problem
Bestellung, Zahlung, Rechnung und Gebühren liegen in unterschiedlichen Systemen. Rückerstattungen und Stornos erzeugen Abweichungen, die erst spät auffallen.
Was passiert im Workflow
1 Neue Bestellung löst den Prozess aus und wird als Objekt gespeichert
2 Payment Status wird übernommen und dem Auftrag zugeordnet
3 Rechnungsauslöser wird nach Regeln gesteuert, zum Beispiel nach Versand oder Status
4 Gebühren und Rückerstattungen werden als eigene Felder geführt und korrekt zugeordnet
5 Belege werden abgelegt und an Buchhaltung übergeben
6 Sonderfälle werden als eigener Pfad behandelt, statt den Standardprozess zu zerstören
Ergebnis
Weniger Abweichungen, weniger Nacharbeit und ein stabiler Monatsabschluss.
Datenpipeline aus mehreren APIs, Report ohne manuelle Exporte
Problem
Reporting braucht Daten aus mehreren Tools, aber jeder Export ist manuell. Zahlen passen nicht zusammen, Entscheidungen dauern und niemand vertraut dem Report.
Was passiert im Workflow
1 Daten werden aus den APIs der Systeme gezogen, mit Pagination und Zeitfensterlogik
2 Daten werden normalisiert und in ein gemeinsames Modell gemappt
3 Validierung prüft Pflichtfelder, Ausreißer und Dubletten
4 Report wird automatisch aktualisiert und bereitgestellt
5 Bei Datenlücken wird ein Alert ausgelöst, statt dass der Report still falsch ist
6 Volumen und Fehlerraten werden protokolliert
Ergebnis
Reporting wird verlässlich und schnell, ohne Excel Chaos und ohne ständige Exporte.
Webhook Integrationen für interne Systeme, stabil bei Lastspitzen
Problem
Interne Systeme brauchen Events in Echtzeit, aber bei Lastspitzen entstehen doppelte Events, Timeouts und Inkonsistenzen. Das führt zu doppelten Datensätzen und unklaren Zuständen.
Was passiert im Workflow
1 Webhook Events werden mit eindeutiger Event ID gespeichert
2 Idempotenz stellt sicher, dass jedes Event nur einmal verarbeitet wird
3 Retry Logik behandelt temporäre Fehler, Backoff schützt die API
4 Queues oder Laufpläne steuern Last, damit Zielsysteme nicht überfahren werden
5 Fehlerfälle landen in einer Fehlerliste mit Payload und Grund
6 Monitoring zeigt Fehlerraten und Laufzeiten, damit Engpässe sichtbar werden
Ergebnis
Echtzeit Events bleiben stabil, doppelte Verarbeitung wird verhindert und Ausnahmen sind steuerbar.
FAQ
Häufige Fragen zu API und Webhook Integrationen
Können Sie auch ohne Webhooks integrieren
Ja. Wenn ein System keine Webhooks hat, arbeiten wir zeitgesteuert mit Abfragen. Oft ist eine Hybridlösung am besten.
Wie verhindert ihr doppelte Verarbeitung
Durch eindeutige IDs, Idempotenz und klare Regeln, wann angelegt und wann aktualisiert wird. Zusätzlich gibt es eine Fehlerliste für Sonderfälle.
Was passiert bei API Limits oder Timeouts
Wir nutzen Taktung, Backoff und Retry Logik. Bei kritischen Fehlern wird sichtbar gemacht, was betroffen ist, statt dass Daten still fehlen.
Können wir klein starten
Ja. Wir starten mit einem Datenobjekt und einem Event, zum Beispiel neuer Auftrag oder Statusupdate. Danach erweitern wir Schritt für Schritt.
Wie wird sichtbar, ob alles läuft
Durch Logs, Alerts, Fehlerraten und Statusübersichten. Sie sehen, welche Events verarbeitet wurden und wo Ausnahmen liegen.
Kann man Integrationen später erweitern
Ja. Wir bauen modular, damit neue Systeme, neue Events oder zusätzliche Felder ergänzt werden können, ohne neu zu beginnen.