Problem aus Kundensicht
Dokumente sind überall. Angebote als PDF im Postfach, Verträge in Ordnern, Belege in Tools, Projektdateien in Chats. Wenn jemand etwas braucht, beginnt die Suche. Und je größer das Team wird, desto schlimmer wird es: falsche Versionen, unklare Freigaben, fehlende Nachvollziehbarkeit.
Das kostet Zeit und ist riskant. Besonders bei Angeboten, Verträgen, Rechnungen und Berichten zählt: richtige Version, richtige Ablage, nachvollziehbarer Prozess.
Use Case
Ein Unternehmen erstellt regelmäßig Angebote und Verträge. Dokumente sollen automatisch erzeugt, richtig benannt, abgelegt, freigegeben und versendet werden. Zusätzlich sollen sie im CRM oder Projekttool verknüpft werden.
Typische Varianten:
• Angebote aus CRM Daten
• Verträge nach Freigabe
• Rechnungen und Belege revisionssicher ablegen
• Berichte aus mehreren Datenquellen automatisch erzeugen
Handlung und Lösung
Wir bauen einen n8n Workflow, der Dokumente zu einem kontrollierten Prozess macht.
Dokumente automatisch erstellen
• Daten aus CRM, Formularen oder Tabellen übernehmen
• Vorlagen nutzen, damit Layout konstant bleibt
• Felder prüfen, bevor etwas erzeugt wird
Benennung und Ordnerlogik
• Klare Namensregeln, damit Dokumente auffindbar sind
• Ordnerstruktur nach Kunde, Projekt, Jahr oder Status
• Automatische Verlinkung im CRM oder Projekttool
Freigabe Prozess
• Entwurf wird intern zur Prüfung bereitgestellt
• Freigabe wird dokumentiert
• Erst danach Versand oder Archivierung
So bleibt Kontrolle erhalten.
Ablage und Nachvollziehbarkeit
• Versionierung und Zeitstempel
• Protokoll, wer was freigegeben hat
• Backup und Monitoring, damit nichts verloren geht
Typische Hürden und worauf wir achten
Vorlagen sind uneinheitlich
Wenn Vorlagen chaotisch sind, wird Automatisierung schwierig. Wir strukturieren das pragmatisch, ohne alles neu zu bauen.
Rechte und Zugriff
Nicht jeder soll alles sehen. Wir setzen Rechte so, dass es sicher bleibt und trotzdem praktikabel ist.
Unterschiedliche Datenquellen
CRM Felder, Tabellen, manuelle Notizen. Wir definieren die Quelle der Wahrheit und mappen sauber.
Ablauf in der Zusammenarbeit
Analyse der Dokumenttypen und Vorlagen
Definition Namens und Ordnerlogik
Umsetzung der Erstellung, Freigaben, Ablage
Tests mit echten Dokumenten
Live Schaltung und Monitoring
Weiterer Verlauf nach Projektabgabe
• Erweiterung auf weitere Dokumenttypen
• Automatische Erinnerungen für Freigaben und Fristen
• Reporting, welche Dokumente wie lange brauchen
• Übergabe an euer Team mit klarer Dokumentation
Wichtige Information ganz zum Schluss
Wichtig: Das ist ein Beispielansatz, kein starres Rezept. Jedes Projekt ist individuell. Je nach Dokumenttypen, Freigaben, Ablageorten und Rechten braucht es andere Regeln und andere Schritte. Der Effekt bleibt aber gleich: Ihr spart Suchzeit, vermeidet falsche Versionen und bekommt einen Prozess, der nachvollziehbar bleibt, auch wenn mehr Leute beteiligt sind.
