Problem aus Kundensicht
Viele CRMs fühlen sich nach einiger Zeit an wie ein Lager voller halbfertiger Datensätze. Dubletten, falsche Telefonnummern, fehlende Pflichtfelder, unterschiedliche Schreibweisen, alte Deals, niemand weiß, was aktuell ist. Das CRM wird dann nicht mehr genutzt, sondern umgangen. Und sobald das passiert, gehen Reporting, Forecast und Vertriebseffizienz runter.
Datenqualität ist selten ein großes Projekt, sondern tausend kleine Fehler. Genau deshalb lohnt sich Automatisierung: nicht, weil es fancy ist, sondern weil es konsequent ist.
Use Case
Ein Unternehmen nutzt ein CRM wie HubSpot oder Pipedrive. Leads kommen aus Formularen, E Mail, LinkedIn und Events. Ziel: Jeder neue Kontakt soll sauber angelegt werden, Dubletten sollen verhindert werden, Pflichtfelder sollen geprüft werden, und die Pipeline soll immer einen nachvollziehbaren Status haben.
Handlung und Lösung
Wir bauen n8n Workflows, die Datenqualität automatisch absichern.
Saubere Anlage und Normalisierung
• Formatregeln: Telefonnummern, Länder, Schreibweisen
• Pflichtfelder: wenn etwas fehlt, wird es nachgefordert oder markiert
• Quelle speichern: damit klar ist, woher der Kontakt kommt
Dubletten Logik
• Abgleich über E Mail
• Abgleich über Telefonnummer
• Abgleich über Firmennamen plus Domain
• Zusammenführen nach klaren Regeln, statt Chaos
Validierung und Anreicherung
• Prüfung, ob die Domain existiert
• Ergänzen fehlender Felder, wenn sinnvoll
• Markierung von riskanten oder unvollständigen Leads
Pipeline Hygiene
• Deals ohne Aktivität triggern Erinnerungen
• Deals mit falschem Status werden markiert
• Übergaben zwischen Teams werden dokumentiert
So bleibt der Vertrieb steuerbar.
Transparenz für das Team
Workflows sollen nicht im Hintergrund geheim arbeiten. Deshalb:
• Logs und Status Felder im CRM
• Benachrichtigungen, wenn etwas korrigiert wurde
• Regeln, die für alle verständlich sind
Typische Hürden und worauf wir achten
Regeln müssen zum Team passen
Wenn Regeln zu streng sind, blockieren sie. Wenn sie zu locker sind, bringen sie nichts. Wir justieren so, dass es im Alltag funktioniert.
Altdaten sind ein Sonderfall
Neue Leads sind leicht. Alte Daten aufzuräumen braucht Strategie. Wir gehen schrittweise vor, damit ihr weiterarbeiten könnt.
Mehrere Systeme
Oft kommen Daten aus mehreren Quellen. Wir definieren eine Wahrheit und mappen Felder sauber.
Ablauf in der Zusammenarbeit
Analyse eures CRM Zustands
Definition Pflichtfelder und Regeln
Umsetzung der Dubletten und Validierungslogik
Tests mit realen Beispielen
Live Schaltung mit Monitoring
Weiterer Verlauf nach Projektabgabe
• Regelwerk wird anhand realer Fälle verbessert
• Reporting wird verlässlicher, weil Daten stabil sind
• Erweiterung um Lead Scoring, Follow up, Automationen im Vertrieb
• Schulung, damit das Team versteht, was passiert und warum
Wichtige Information ganz zum Schluss
Wichtig: Das ist ein Beispielansatz, kein starres Rezept. Jedes Projekt ist individuell. Je nach CRM, Datenquellen und Teamabläufen braucht es andere Pflichtfelder, andere Dubletten Regeln oder andere Statuslogik. Der Effekt bleibt aber gleich: Ihr bekommt verlässliche Daten, weniger Fehler und ein CRM, das wirklich genutzt wird, weil es sauber bleibt.
