Help Center aufbauen, das Support entlastet und Fragen vorab löst
Anbindung an Help Center Systeme, Notion, Google Drive, Zendesk, Freshdesk, Jira Service Management oder E Mail Postfächer je Setup
Support Wissen wird zu Content, der dauerhaft wirkt
Viele Teams beantworten die gleichen Fragen immer wieder. Wissen steckt in Postfächern, Tickets, Chats oder in den Köpfen einzelner Mitarbeiter. Das kostet Zeit und führt zu schwankender Qualität. Wir bauen einen Ablauf, der echte Support Themen in strukturierte Artikel übersetzt und daraus ein Help Center macht, das wächst und aktuell bleibt.
Was wir konkret automatisieren:
Themen sammeln und clustern
Wir sammeln wiederkehrende Fragen aus Tickets, E Mails oder Chat. Danach werden Themen gebündelt, zum Beispiel Login, Abrechnung, Lieferung, Reklamation, Einrichtung, Nutzung.
Artikel Vorschläge statt leere Seite
Aus den Themen entstehen Vorschläge für Artikel. Titel, Kategorie, Ziel, Gliederung, Schritte und wichtige Hinweise.
Entwürfe aus eigenen Informationen
Entwürfe basieren auf Ihren vorhandenen Inhalten. Zum Beispiel interne Dokumente, Produktinfos, Prozessbeschreibungen, bestehende Antworten. Das verhindert generische Texte.
Qualität und Konsistenz
Wir definieren Stilregeln, Struktur, Tonalität und Pflichtbestandteile, zum Beispiel Voraussetzungen, Schrittfolge, Screenshots Hinweis, häufige Fehler.
Freigabe Prozess
Entwürfe landen in einer Freigabeliste. Das Support Team prüft, ergänzt und gibt frei. Erst dann wird veröffentlicht.
Veröffentlichung und Versionen
Artikel werden im Help Center erstellt oder als Entwurf übergeben. Versionen, Änderungsverlauf und klare Verantwortlichkeiten sorgen dafür, dass Inhalte aktuell bleiben.
Ticket Deflection messen
Wir messen, welche Artikel Tickets vermeiden. Zum Beispiel über Aufrufe, Suchbegriffe, Feedback und Ticketkategorien. Daraus entstehen Verbesserungen.
Optional: Antwortvorschläge im Support
Wenn sinnvoll, bauen wir KI Vorschläge für Antworten, basierend auf der Wissensdatenbank. Das spart Zeit, aber bleibt kontrollierbar.
Features
- Ticket Themen sammeln und clustern
- Artikel Struktur und Vorlagen
- Freigabe und Veröffentlichung
- Versionen und Verantwortlichkeiten
- Auswertung und Optimierung
Für wen das besonders gut passt:
SaaS und digitale Produkte
E Commerce mit vielen Statusfragen und Retouren
Dienstleister mit wiederkehrenden Prozessfragen
Teams, die wachsen und Support skalieren müssen
Unternehmen mit mehreren Mitarbeitern im Support, die konsistent antworten wollen
SO FUNKTIONIERT ES
Help Center Aufbau in vier klaren Schritten
Wir schauen, welche Fragen am häufigsten kommen und welche davon ein Help Center wirklich lösen kann. Dazu definieren wir Ziele, zum Beispiel weniger Tickets zu Versandstatus, weniger Rückfragen zur Abrechnung oder weniger Setup Probleme.
Wir definieren Kategorien und Artikeltypen. Zum Beispiel Erste Schritte, Konto, Abrechnung, Lieferung, Rückgabe, Fehlerbehebung. Dazu Stilregeln und Artikelaufbau, damit Inhalte konsistent sind.
Wir bauen den Ablauf in n8n: Themen sammeln, clustern, Entwürfe erzeugen, Freigabe, Veröffentlichung. Dazu Logging, Fehlerregeln und klare Zuständigkeiten.
Nach dem Start messen wir, welche Artikel wirken. Wir erweitern die Wissensdatenbank anhand realer Tickets, verbessern Inhalte und bauen neue Artikel systematisch auf.
Use Cases: So nutzen Unternehmen Help Center Automatisierung
SaaS Support, weniger Tickets durch klare Anleitungen
Problem
Viele Anfragen sind Setup Fragen oder wiederkehrende Bedienungsthemen.
Workflow
Tickets clustern, Artikel Vorschläge, Entwürfe aus internen Dokus, Freigabe, Veröffentlichung, Auswertung.
Ergebnis
Weniger wiederkehrende Tickets, schnellere Lösungen, konsistente Antworten.
E Commerce, Statusfragen und Retouren reduzieren
Problem
Viele Kunden fragen nach Versandstatus, Rechnung oder Rückgabe.
Workflow
Themen aus Support, Artikel zu Versand, Tracking, Rückgabe, Rechnung, Zahlungsarten, automatische Updates, Feedback sammeln.
Ergebnis
Weniger Supportaufwand, zufriedenere Kunden, klarere Prozesse.
Dienstleister, Onboarding Fragen sauber abfangen
Problem
Kunden fragen nach Abläufen, Unterlagen, nächsten Schritten.
Workflow
FAQ und Guides aus Onboarding Prozessen, klare Schrittfolgen, Freigabe, Veröffentlichung, interne Verlinkung in Mails.
Ergebnis
Weniger Rückfragen, schnellerer Projektstart, mehr Klarheit.
Interne Wissensdatenbank für Teams
Problem
Wissen ist verteilt, neue Mitarbeiter brauchen lange, Fehler passieren.
Workflow
Interne Prozesse als Artikel, Checklisten, Freigaben, Versionen, Suchlogik.
Ergebnis
Schnelleres Onboarding, weniger Wissensverlust, klare Standards.
Produkt Updates und Release Notes als Hilfeartikel
Problem
Neue Funktionen führen zu Fragen, Support wird belastet.
Workflow
Release Notes als Quelle, Update Artikel, kurze Anleitungen, Verlinkung aus Support Antworten.
Ergebnis
Weniger Nachfragen, bessere Nutzung, klarer Update Prozess.
Mehrsprachiges Help Center
Problem
Internationale Kunden brauchen Inhalte in mehreren Sprachen.
Workflow
Artikelstruktur, Übersetzung nach Freigabe, Veröffentlichung je Sprache, Versionierung.
Ergebnis
Mehr Klarheit für Kunden, weniger Tickets, konsistente Inhalte.
FAQ
Häufige Fragen zur Wissensdatenbank und Help Center Automatisierung
Was bringt ein Help Center konkret
Ein Help Center reduziert wiederkehrende Tickets, verbessert die Antwortqualität und schafft Klarheit. Kunden finden Lösungen schneller und Ihr Team wird entlastet.
Wie entstehen die Inhalte
Wir nutzen echte Support Themen als Ausgangspunkt und bauen Artikel aus Ihren eigenen Informationen. Entwürfe folgen klaren Vorlagen und Stilregeln.
Kann ich Inhalte vor Veröffentlichung freigeben
Ja. Entwürfe landen in einer Freigabeliste. Erst nach Freigabe wird veröffentlicht.
Welche Systeme können angebunden werden
Je nach Setup binden wir Ihr Ticketsystem, E Mail Postfach oder Chat an. Inhalte können in gängigen Help Center Systemen oder in Notion als Wissensdatenbank gepflegt werden.
Wie bleibt das Help Center aktuell
Wir bauen Versionen, Verantwortlichkeiten und regelmäßige Auswertung ein. Neue Ticket Themen fließen in den Themenpool, bestehende Artikel werden verbessert.
Kann man das mehrsprachig umsetzenc
Ja. Wir definieren den Prozess pro Sprache und setzen Übersetzung und Freigabe passend um.