Shop Prozesse automatisieren, von Bestellung bis Buchhaltung
Anbindung an Stripe, PayPal, Klarna je Setup, Versanddienstleister, Lexoffice, Datev Prozesse, ERP Systeme und CRM
E Commerce Automatisierung, die im Alltag wirklich entlastet
Viele Shops wachsen, aber die Prozesse wachsen nicht mit. Plötzlich entstehen Fehler, doppelte Arbeit und Supportaufwand. Wir bauen Workflows, die Standardfälle automatisch abwickeln und Sonderfälle sauber als Ausnahme behandeln. Sie behalten Kontrolle über Freigaben, Regeln und Datenflüsse.
Was wir konkret automatisieren:
Bestellverarbeitung
Neue Bestellungen werden erfasst, geprüft und in Ihre Systeme übergeben. Pflichtfelder, Lieferadressen, Länderformate und Sonderhinweise werden validiert, damit Fehler früh sichtbar werden.
Zahlungsabgleich
Zahlungsstatus wird geprüft und mit Bestellungen abgeglichen. Offene oder fehlgeschlagene Zahlungen lösen automatische Benachrichtigungen aus, damit keine Bestellung hängen bleibt.
Rechnung und Belegablage
Rechnungen werden erzeugt, versendet und revisionssicher abgelegt. Je nach Setup werden Belege strukturiert an Buchhaltung übergeben, inklusive Steuersätzen, Gebühren und Zahlungsstatus.
Versand und Tracking
Versandlabel, Tracking und Status Updates können automatisch laufen. Kunden erhalten Updates, ohne dass euer Team nacharbeiten muss. Das reduziert Rückfragen und verbessert die Kundenerfahrung.
Retouren und Reklamationen
Rückgaben werden erfasst, Status wird gepflegt, Fristen und Zuständigkeiten werden gesteuert. Gutschriften und Rückerstattungen lassen sich als Prozess abbilden.
Support und Postfach Entlastung
Typische Fragen wie Versandstatus, Rechnung, Retoure oder Adresse werden automatisch erkannt und dem richtigen Prozess zugeordnet. Optional mit Antwortvorschlägen, je nach Risiko.
Reporting und Controlling
Kennzahlen werden automatisch gesammelt und als Report bereitgestellt. Zum Beispiel Umsatz, Marge, Retourenquote, Zahlungsquote, Lieferzeiten, Top Produkte, Kampagnenbezug.
Systeme verbinden
Wir verbinden Shop, Zahlungsanbieter, Versand, Buchhaltung, ERP und CRM. Mit sauberem Feld Mapping, Validierung, Fehlerlogik und Protokollen.
Features
- Bestellung und Zahlungsabgleich
- Rechnung und Buchhaltung Übergabe
- Versand, Tracking und Status Updates
- Retouren und Reklamationen Prozess
- Reporting, Logs und Monitoring
Für wen das besonders gut passt:
Shops, die wachsen und weniger Fehler wollen
Teams, die zu viel Zeit in Bestellungen und Belegen verlieren
Händler mit mehreren Kanälen, Marktplätzen oder Fulfillment
Shops mit vielen Retouren und Statusfragen
Unternehmen, die Reporting nicht mehr manuell bauen wollen
SO FUNKTIONIERT ES
E Commerce Automatisierung in vier klaren Schritten
Wir schauen, wo es Zeit kostet und wo Fehler entstehen. Typisch sind Zahlung, Rechnung, Versandstatus, Retouren und Buchhaltung. Danach setzen wir Prioritäten, damit zuerst der größte Effekt kommt.
Wir definieren Pflichtfelder, Statuslogik, Sonderfälle, Steuersätze, Versandarten und Freigaben. Das ist der Teil, der sich je Shop stark unterscheidet und deshalb sauber geplant werden muss.
Wir bauen den Ablauf in n8n und verbinden Shop, Zahlungsanbieter, Versand und Buchhaltung. Dazu kommen Logging, Fehlerregeln, Wiederholungslogik, Alerts und klare Dokumentation.
Nach Tests mit echten Bestellungen wird live geschaltet. Danach optimieren wir Sonderfälle, Reporting und Support Entlastung. Der Prozess kann später erweitert werden, ohne neu zu starten.
Use Cases: So setzen Shops n8n Automatisierung ein
WooCommerce, Bestellungen zu Lexoffice ohne manuelle Belege
Problem
Bestellungen werden verarbeitet, aber Belege und Buchhaltung kosten täglich Zeit.
Workflow
Bestellung erfassen, Zahlung prüfen, Rechnung erzeugen, Beleg ablegen, Daten an Lexoffice übergeben, Status im Shop aktualisieren.
Ergebnis
Weniger Fehler, weniger Klickarbeit, sauberer Monatsabschluss.
Shopify, Versandstatus und Tracking automatisiert
Problem
Viele Supportanfragen zum Versand, Team wird blockiert.
Workflow
Tracking holen, Status aktualisieren, automatische Statusmails, Supportfragen nach Versandstatus erkennen und zuordnen.
Ergebnis
Weniger Rückfragen, bessere Transparenz, weniger Tickets.
Shopware, ERP Integration und saubere Datenflüsse
Problem
Shop und ERP laufen getrennt, Daten werden manuell übertragen.
Workflow
Order Trigger, API Mapping, Anlage im ERP, Lagerstatus zurück in den Shop, Fehlerliste bei Abweichungen, Alerts.
Ergebnis
Weniger Medienbrüche, bessere Lieferfähigkeit, stabiler Prozess.
Retouren Prozess mit Status und Rückerstattung
Problem
Retouren führen zu Chaos, unklarer Status, Rückerstattungen dauern zu lange.
Workflow
Retouren erfassen, Prüfung und Status, Gutschrift oder Rückerstattung, Kundenupdates, Buchhaltung Übergabe, Report.
Ergebnis
Klare Abläufe, schnellere Bearbeitung, weniger Supportstress.
Zahlung fehlgeschlagen, automatische Rettung statt verloren
Problem
Bestellungen bleiben offen, Kunden springen ab, Team merkt es zu spät.
Workflow
Payment Status prüfen, automatische Erinnerung, alternative Zahloption, interne Benachrichtigung bei Risiko, Status update.
Ergebnis
Mehr abgeschlossene Bestellungen, weniger Umsatzverlust.
Multi Channel Händler, ein Reporting statt fünf Exporte
Problem
Umsatz und Performance sind verteilt, Reporting wird manuell gebaut.
Workflow
Daten aus Shop, Zahlungsanbieter, Ads und Versand per API ziehen, bereinigen, mappen, Report erzeugen, automatische Zustellung.
Ergebnis
Schnellere Entscheidungen, weniger Excel Chaos, klare KPIs.
FAQ
Häufige Fragen zur E Commerce Automatisierung mit n8n
Welche Shopsysteme unterstützen Sie
Typisch sind WooCommerce, Shopify und Shopware. Dazu binden wir Zahlungsanbieter, Versand, Buchhaltung und ERP Systeme an, je nach Setup.
Kann man Sonderfälle wie Teilversand oder Storno abbilden
Ja. Wir planen Sonderfälle bewusst ein und bauen Regeln, damit Workflows nicht bei der ersten Ausnahme stehen bleiben.
Wie läuft die Buchhaltung Übergabe
Je nach System werden Daten und Belege strukturiert übergeben. Wichtig ist sauberes Mapping von Steuern, Gebühren, Rabatten und Zahlungsstatus.
Wird das den Shop langsamer machen
Nein, wenn es richtig umgesetzt wird. Workflows laufen im Hintergrund. Wir achten auf stabile Trigger, saubere Laufpläne und Monitoring.
Können wir klein starten
Ja. Viele starten mit einem Kernprozess, zum Beispiel Bestellung plus Rechnung plus Versandstatus. Danach erweitern wir um Retouren, Support und Reporting.
Was brauchen Sie von uns
Zugriff auf Shop, Zahlungsanbieter und relevante Tools, plus eine Übersicht eurer aktuellen Abläufe und Sonderfälle. Den Rest strukturieren wir gemeinsam.