Aus Anfragen werden Termine und Abschlüsse, ohne dass Leads liegen bleiben
HubSpot, Pipedrive, Notion, Google Sheets, Slack, Teams, Mail, WhatsApp, Calendly und Webhooks je Setup
Ihr Lead Prozess als Pipeline, die messbar arbeitet
Die meisten Probleme entstehen nicht im Vertriebsgespräch, sondern davor. Leads kommen rein, aber Daten fehlen. Zuständigkeiten sind unklar. Antworten dauern zu lange. Follow ups passieren nicht. Oder das CRM wird zur Ablage statt zur Steuerzentrale. Wir bauen eine Pipeline, die diese Brüche schließt und aus jedem Lead einen klaren nächsten Schritt macht.
Was wir konkret automatisieren:
Lead Eingang aus allen Quellen
Leads können aus Website Formularen, E Mails, Ads, WhatsApp, LinkedIn, Telefonie oder Partnerquellen kommen. Wir führen diese Eingänge zusammen, damit nichts verteilt liegt.
Datenqualität und Pflichtfelder
Wir prüfen Pflichtfelder und normalisieren Daten. Beispiele sind Telefonnummern, E Mail Formate, Firmennamen, Domains, Länderformate. Wenn etwas fehlt, wird es nachgefordert oder als Ausnahme markiert.
Dubletten Logik und Zusammenführung
Dubletten entstehen schnell, besonders bei mehreren Kanälen. Wir bauen Regeln, die Datensätze abgleichen, zusammenführen oder markieren. Damit bleibt das CRM nutzbar.
Anreicherung und Kontext für den Vertrieb
Wenn sinnvoll, ergänzen wir Daten, damit Vertrieb schneller bewerten kann. Zum Beispiel Branche, Unternehmensgröße, Website, Quelle, Kampagne, Produktinteresse. Keine Daten um der Daten willen, sondern nur was Entscheidungen beschleunigt.
Qualifizierung und Lead Scoring
Leads bekommen eine Kategorie und eine Priorität. Das kann regelbasiert sein oder mit KI Unterstützung. Beispiele: Beratung, Support, Angebot, Partner, Bestandskunde, hoher Fit, niedriger Fit.
Routing und Zuständigkeiten
Der Lead landet beim richtigen Ansprechpartner. Regeln können sein Region, Produkt, Team, Bestandskunde, Sprache oder Schichtmodell. Gleichzeitig wird eine Aufgabe erstellt, damit klar ist, was als nächstes passiert.
Schnelle Erstreaktion ohne Bot Eindruck
Der Lead bekommt sofort eine passende Rückmeldung. Zum Beispiel Bestätigung, kurze Qualifizierungsfrage oder Terminoption. Inhalte werden so aufgebaut, dass sie nach eurem Stil klingen und nicht nach Automatik.
Terminlogik und Kalenderzuordnung
Der Terminlink ist nicht einfach ein Link. Er muss zur Zuständigkeit passen. Wir bauen Logik, die den richtigen Kalender wählt, Pufferzeiten berücksichtigt und optional Regeln nutzt, wann überhaupt Termine angeboten werden.
Follow up Prozesse, die Umsatz retten
Viele Abschlüsse scheitern am Nachfassen. Wir bauen Erinnerungen, interne Eskalationen und Follow ups. Je nach Prozess als Entwurf zur Freigabe oder automatisch mit klaren Regeln.
Pipeline Hygiene und Reporting
Wenn Deals liegen bleiben, wird das sichtbar. Wenn ein Lead keine Antwort bekommt, wird das sichtbar. Wenn eine Quelle zwar Leads bringt, aber keine Abschlüsse, wird das sichtbar. Dadurch wird Vertrieb steuerbar.
Features
- Erfassung und CRM Anlage
- Pflichtfelder und Dubletten
- Scoring und Priorisierung
- Routing und Terminlogik
- Follow ups und Reporting
Für wen das besonders gut passt:
1. Eine klare Lead Pipeline, die jeden Eingang verarbeitet
2. Ein CRM, das sauber bleibt und nicht voller Dubletten ist
3. Prioritäten und Zuständigkeiten, die automatisch gesetzt werden
4. Schnellere Reaktionszeiten und weniger verlorene Leads
5. Wiederholbare Follow ups statt Zufall
6. Reporting, das echte Entscheidungen unterstützt
SO FUNKTIONIERT ES
Lead to Sales Automatisierung in vier klaren Schritten
Wir schauen uns echte Anfragen an und klären, welche Kanäle relevant sind, welche Felder gebraucht werden und wo heute Zeit verloren geht. Ergebnis ist ein klarer Zielprozess, der für Vertrieb und Management verständlich ist.
Wir definieren Pflichtfelder, Status, Pipeline Stufen, Zuständigkeiten, Scoring Logik und Follow up Regeln. Das ist der Teil, der Projekte unterscheidet, weil jedes Team anders arbeitet und andere Ziele hat.
Wir bauen den n8n Workflow, verbinden die Systeme und testen nicht nur Standardfälle, sondern auch Sonderfälle. Dazu gehören Dubletten, unvollständige Daten, falsche Eingaben, nicht erreichbare Leads, fehlende Zuständigkeit. Außerdem setzen wir Logging und Fehlerlisten auf, damit nichts still hängen bleibt.
Nach dem Go Live optimieren wir anhand echter Daten. Reaktionszeiten, Vorlagen, Scoring, Routing und Follow ups werden verbessert. Wenn neue Kanäle oder Teams dazukommen, erweitern wir den Prozess, ohne neu zu starten.
Use Cases: typische Lead Situationen aus dem Alltag
Website Leads, sofortige Reaktion, saubere Übergabe
Problem
Formularanfragen landen im Postfach, CRM Anlage passiert spät oder gar nicht.
Workflow
Lead erfassen, Pflichtfelder prüfen, CRM Datensatz anlegen, Bestätigung senden, Zuständigkeit setzen, Aufgabe erstellen, Follow up Timer starten.
Ergebnis
Schneller Kontakt, sauberer Überblick, weniger verlorene Chancen.
Ads Leads mit Scoring und Terminoption
Problem
Viele Leads, aber unklar welche gut sind, Vertrieb wird blockiert.
Workflow
Quelle und Kampagne speichern, Dubletten prüfen, Scoring setzen, Terminoption je Score, interne Benachrichtigung bei High Score, Follow up bei Stillstand.
Ergebnis
Vertrieb spricht zuerst mit den richtigen Leads, Abschlussquote steigt.
LinkedIn und WhatsApp Leads in die Pipeline bringen
Problem
Gespräche laufen in Chats, nichts ist dokumentiert, Übergabe ist schwierig.
Workflow
Lead erfassen, Kontakt im CRM anlegen, Gesprächszusammenfassung speichern, nächste Aktion erstellen, Terminlogik anbieten, Status aktualisieren.
Ergebnis
Chats werden zu Pipeline, Wissen bleibt nicht in privaten Nachrichten.
Telefonie und Callcenter, klare Übergaben
Problem
Anrufe werden geführt, aber Nacharbeit fehlt, Leads versanden.
Workflow
Anrufdaten ins CRM, Kategorie setzen, Rückrufaufgabe erstellen, SLA Erinnerung, Eskalation an Teamlead wenn keine Reaktion, Abschlussreport.
Ergebnis
Kein Lead bleibt ohne nächsten Schritt, klare Verantwortung.
Partner Leads und Empfehlungen getrennt steuern
Problem
Partner Leads mischen sich mit normalen Leads, Auswertung ist unklar.
Workflow
Lead als Partner markieren, eigene Pipeline oder Tags, Zuständigkeit, besondere Vorlagen, Reporting nach Partnerquelle.
Ergebnis
Partnerprogramm wird steuerbar und messbar.
Mehrere Teams, mehr Produkte, klare Regeln
Problem
Leads werden falsch zugewiesen, Folge ist langsame Reaktion und Chaos.
Workflow
Routing nach Produkt, Region, Sprache, Bestandskunde, Team Auslastung, Kalenderzuordnung, Follow up Regeln.
Ergebnis
Bessere Übergaben, weniger interne Nachfragen, schnellere Bearbeitung.
FAQ
Häufige Fragen zu Lead to Sales Prozessen
Was ist der schnellste Startpunkt
Meist der Eingang und die CRM Anlage. Wenn alle Leads sauber im CRM landen und automatisch zugewiesen werden, ist der Effekt sofort spürbar.
Können wir automatische Antworten nutzen ohne dass es künstlich wirkt
Ja. Wir bauen Vorlagen nach Fällen und setzen Regeln, wann Entwürfe freigegeben werden müssen. Tonalität und Struktur werden vorher definiert.
Wie verhindert ihr Dubletten und Datenmüll
Mit Abgleichregeln über E Mail, Telefonnummer, Domain und weitere Felder. Dazu Normalisierung und eine Fehlerliste für Ausnahmen.
Können wir Prioritäten wirklich sauber abbilden
Ja. Entweder über klare Regeln oder über KI Klassifizierung, je nach Prozess. Wichtig ist, dass Prioritäten zu eurem Vertrieb passen, sonst helfen sie nicht.
Was passiert bei fehlenden Daten
Der Workflow fordert Daten nach oder markiert den Lead als unvollständig. Nichts bleibt still liegen.
Können wir Terminbuchung integrieren
Ja. Der Terminlink wird nach Zuständigkeit gesteuert, inklusive Pufferzeiten und Regeln, wann Termine angeboten werden.
Was ist der wichtigste Erfolgsfaktor
Reaktionszeit plus Follow up Disziplin. Wir bauen beides technisch ab, indem Aufgaben, Erinnerungen und Eskalationen automatisch entstehen.
Wie messen wir Erfolg
Typisch sind Reaktionszeit, Terminquote, Abschlussrate, Quelle zu Umsatz, Pipeline Hygiene und Stillstandsdauer. Daraus bauen wir Reports.