Bestellung bis Auszahlung als durchgehender Ablauf, ohne Prozessbrüche
WooCommerce, Shopify, Shopware plus Payment, Versand, ERP, Buchhaltung und CRM je Setup
E Commerce Automatisierung als Prozesskette, nicht als einzelne Automationen
Viele Shops automatisieren einzelne Schritte, aber der Prozess bleibt lückenhaft. Bestellung ist im Shop, Zahlung im Payment Tool, Versand im Fulfillment, Rechnung in der Buchhaltung, Support im Postfach. Wenn etwas schiefgeht, sucht man in fünf Systemen. Wir bauen eine Prozesskette, die Status und Datenflüsse zusammenführt, Abweichungen erkennt und Entscheidungen unterstützt.
Die Prozesskette von Ende zu Ende
Order Intake und Validierung
Neue Bestellungen werden erfasst. Pflichtfelder werden geprüft, Lieferadressen normalisiert, Sonderhinweise erkannt, Risikosignale markiert. Ziel ist, Fehler früh zu finden, bevor sie teuer werden.
Payment Status und Risikologik
Zahlungsstatus wird mit Bestellung abgeglichen. Erfolgreich, offen, fehlgeschlagen, später, Chargeback oder Risiko. Je Status wird der nächste Schritt gesteuert, inklusive automatischer Benachrichtigung und Aufgaben.
Fulfillment Übergabe und Lagerlogik
Übergabe an Versand oder Fulfillment. Je nach Setup werden Lagerbestände geprüft, Picklisten angestoßen, Versandlabel erzeugt oder ein Auftrag im ERP angelegt. Wenn etwas nicht lieferbar ist, geht es in Ausnahme Bearbeitung.
Rechnung, Belege und Buchhaltung Übergabe
Rechnung wird erzeugt und abgelegt. Gebühren, Rabatte, Steuern und Zahlungsstatus werden sauber gemappt. Daten gehen in Buchhaltung oder ERP Prozesse. Ziel ist ein Monatsabschluss ohne manuelles Nacharbeiten.
Status Updates an Kunden
Kunden erhalten klare Statusinfos. Bestätigung, Versand, Tracking, Verzögerung, Teillieferung, Rückerstattung. Das reduziert Supportfragen und erhöht Vertrauen.
Retouren und Reklamationen als eigener Prozess
Rückgaben werden als Prozess geführt: Eingang, Prüfung, Status, Rückerstattung, Gutschrift, Lagerupdate, Buchhaltung. Das verhindert Chaos und sorgt für klare Zuständigkeiten.
Support Routing nach Prozessstatus
Supportfragen werden dem richtigen Status zugeordnet. Versandstatus, Rechnung, Retoure, Zahlung. Dadurch landet eine Anfrage nicht bei der falschen Person, sondern beim passenden Prozess.
Ausnahmen und Fehlerkette
Jeder Sonderfall wird als Ausnahme geführt. Zum Beispiel fehlende Adresse, Payment offen, Fulfillment Block, fehlender Bestand, Abweichung bei Steuer, doppelte Bestellung. Ausnahmen landen in einer Liste mit Kontext, nicht im Nirgendwo.
Audit und Nachvollziehbarkeit
Jede Bestellung erhält eine Prozesshistorie. Was wurde wann ausgelöst, welcher Status, welche Antwort kam zurück, wer hat freigegeben, was wurde korrigiert. Das ist entscheidend bei hohem Volumen.
Reporting und Steuerung
Reporting ist nicht nur Umsatz. Wir bauen Kennzahlen, die Prozesse steuern: Zahlungsquote, Lieferzeit, Retourenquote, Supportquote, Ausnahmequote, Kosten pro Bestellung, Kanalperformance.
Features
- Order und Payment Status
- Fulfillment und Versandlogik
- Rechnung und Buchhaltung
- Retouren und Reklamation
- Ausnahmen, Audit, Reporting
Was Sie am Ende haben
1. Eine Prozesskette, die alle Systeme verbindet
2. Weniger manuelle Nacharbeit in Fulfillment und Buchhaltung
3. Klarer Status pro Bestellung und pro Sonderfall
4. Weniger Supportanfragen durch bessere Statuslogik
5. Reporting, das Entscheidungen ermöglicht
SO FUNKTIONIERT ES
E Commerce Prozesskette in vier klaren Schritten
Wir erfassen Shop System, Payment, Versand, Fulfillment, Buchhaltung, CRM und Support. Danach definieren wir die Prozesskette und die Stellen, an denen heute Brüche entstehen.
Wir definieren Status, Pflichtfelder, Ausnahmen, Rollen und Freigaben. Besonders wichtig sind Payment Status, Fulfillment Status, Retouren Status und Buchhaltungsstatus. Hier entsteht die Grundlage für Stabilität.
Wir bauen die Prozesskette in n8n, inklusive Mapping und Fehlerlogik. Wir testen Standardfälle und Sonderfälle, zum Beispiel Teillieferung, Storno, Rückerstattung, Chargeback, falsche Adresse, fehlender Bestand.
Nach Go Live optimieren wir anhand realer Daten. Wir reduzieren Ausnahmen, verbessern Statuskommunikation und erweitern die Kette um weitere Kanäle, Marktplätze oder Systeme.
Use Cases: typische E Commerce Prozessketten
WooCommerce, Zahlung, Rechnung, Buchhaltung
Problem
Bestellungen laufen, aber Buchhaltung und Belege kosten täglich Zeit.
Workflow
Order Trigger, Payment Check, Rechnung, Ablage, Buchhaltung Übergabe, Statusreport.
Ergebnis
Weniger Nacharbeit, sauberer Monatsabschluss.
Shopify, Fulfillment und Versandstatus
Problem
Versandstatusfragen blockieren Support, Fulfillment läuft getrennt.
Workflow
Fulfillment Übergabe, Label, Tracking, Statusupdates, Support Routing nach Status.
Ergebnis
Weniger Tickets, klarere Abläufe, bessere Kundenerfahrung.
Shopware plus ERP, Lager und Lieferfähigkeit
Problem
Shop und ERP sind nicht synchron, Bestand ist unklar.
Workflow
Order an ERP, Lagercheck, Status zurück, Ausnahme bei fehlendem Bestand, Report.
Ergebnis
Weniger Fehlverkäufe, bessere Lieferfähigkeit.
Retourenprozess mit automatischer Rückerstattung
Problem
Retouren sind unübersichtlich, Rückerstattung dauert.
Workflow
Retoure erfassen, prüfen, Status, Rückerstattung, Lagerupdate, Buchhaltung, Kundenupdate.
Ergebnis
Schnellere Bearbeitung, weniger Supportstress.
Payment Fehler und abgebrochene Zahlungen retten
Problem
Offene Zahlungen führen zu Umsatzverlust.
Workflow
Payment offen erkennen, Erinnerung, alternative Zahlung, interne Aufgabe, Statuslogik.
Ergebnis
Mehr abgeschlossene Bestellungen.
Multi Channel Reporting
Problem
Daten sind verteilt, Entscheidungen dauern.
Workflow
Daten aus Shop, Payment, Versand, Ads ziehen, mappen, KPI Report, Alerts bei Abweichung.
Ergebnis
Schnellere Steuerung und bessere Profitabilität.
FAQ
Häufige Fragen zur E Commerce Prozesskette
Ist das auch sinnvoll, wenn wir klein starten
Ja. Wir starten mit der Kernkette Bestellung, Zahlung, Versand, Rechnung. Danach kommen Retouren, Support Routing und Reporting.
Wie werden Sonderfälle behandelt
Sonderfälle sind ein eigener Prozesspfad. Sie landen in einer Ausnahme Liste mit Kontext und klarer Zuständigkeit. Nichts bleibt still liegen.
Können Teillieferungen und Stornos abgebildet werden
Ja. Diese Fälle gehören zur Prozesskette und werden als Status und Regeln umgesetzt.
Wie wird Buchhaltung sauber angebunden
Wir mappen Steuern, Gebühren, Rabatte, Zahlungsstatus und Belege. Ziel ist eine Übergabe, die nicht manuell nachbearbeitet werden muss.
Können wir Fulfillment Partner integrieren
Ja. Entscheidend ist, welche Schnittstellen verfügbar sind. Wir bauen Übergabe und Statusrückmeldung als Prozess.
Wie reduziert ihr Supportanfragen
Durch klare Statusupdates und Routing. Versandfragen landen nicht im allgemeinen Postfach, sondern werden dem richtigen Status zugeordnet.
Wie behalten wir Überblick bei hohem Volumen
Über Statusmodell, Prozesshistorie pro Bestellung, Ausnahme Listen und Reporting. So bleibt die Kette steuerbar.