Dokumente erzeugen, freigeben und versionieren, ohne Chaos im Alltag
Anbindung an CRM, Projekttools, Microsoft 365, Google Workspace, DMS Lösungen und interne Systeme je Setup
Dokumentprozesse, die skalieren und kontrollierbar bleiben
Dokumente sind in vielen Teams der Engpass. Inhalte werden aus mehreren Quellen zusammengesucht, Vorlagen werden unterschiedlich genutzt, Freigaben passieren per Chat, und am Ende gibt es mehrere Versionen ohne Klarheit, welche gilt. Wir bauen einen Ablauf, der Dokumente standardisiert erzeugt, Freigaben nachvollziehbar macht und Versionen sicher verwaltet.
Was wir konkret automatisieren:
Dokumentanforderung und Startsignal
Ein Dokument entsteht nicht zufällig. Auslöser können sein: Deal Status im CRM, Projektmeilenstein, Formular, interner Antrag, Ticket oder ein manueller Start durch definierte Rollen.
Daten sammeln und normalisieren
Wir ziehen Daten aus den Systemen, die Sie bereits nutzen. Zum Beispiel Kundendaten, Leistungsumfang, Preise, Laufzeiten, Ansprechpartner, Projektstatus. Daten werden vereinheitlicht, Pflichtfelder geprüft, fehlende Informationen werden nachgefordert.
Vorlagen und Bausteine
Dokumente basieren auf Vorlagen und Bausteinen. Das sorgt für konsistente Qualität. Bausteine können sein: Leistungsbausteine, Klauseln, Standardtexte, Varianten je Kundentyp oder Produkt. Dadurch wird es schnell, aber nicht beliebig.
Dokumenterstellung
Der Workflow erstellt Entwürfe, zum Beispiel als PDF, als Dokument in Microsoft 365 oder Google Workspace oder als Eintrag in einem DMS. Der Entwurf wird sauber benannt und mit Metadaten versehen.
Freigabeprozesse nach Rollen und Regeln
Freigaben können einstufig oder mehrstufig sein. Regeln können sein: Betragsschwellen, Risiko, Dokumenttyp, Abteilung, Kunde, Vertragstyp. Jeder Freigabeschritt wird dokumentiert.
Änderungen und Versionierung
Jede Änderung erzeugt eine neue Version. Es bleibt nachvollziehbar, wer was geändert hat, wann es geändert wurde und welche Version aktuell gültig ist.
Signatur und Versand
Wenn relevant, kann der Workflow einen Signaturprozess auslösen und danach das final unterschriebene Dokument ablegen und im CRM oder Projekttool verlinken. Versand kann automatisch oder nach Freigabe passieren.
Ablage, Zugriffsrechte und Auffindbarkeit
Dokumente werden in einer klaren Struktur abgelegt, zum Beispiel nach Kunde, Projekt, Jahr, Dokumenttyp. Rechte werden nach Bedarf gesetzt. Das Ziel ist, dass Dokumente auffindbar sind, ohne Suche in Postfächern.
Protokollierung und Audit
Der komplette Ablauf ist nachvollziehbar: Auslöser, Datenstand, Entwurf, Freigaben, Versionen, Versand, Ablage. Das ist besonders wichtig, wenn mehrere Personen beteiligt sind oder wenn es klare Anforderungen an Nachvollziehbarkeit gibt.
Ausnahmen und Eskalation
Wenn Daten fehlen oder Freigaben hängen bleiben, wird das sichtbar. Erinnerungen und Eskalationen verhindern, dass Dokumente liegen bleiben.
Features
- Vorlagen und Bausteine
- Freigaben nach Rollen
- Versionierung und Protokolle
- Signatur und Versand
- Ablage und Rechte
Ergebnis, das Sie erwarten können
1. Schnellere Dokumente ohne Copy Paste
2. Konsistente Vorlagen und Bausteine
3. Freigaben mit klarer Verantwortung
4. Versionen, die nachvollziehbar bleiben
5. Saubere Ablage und Verlinkung
6. Weniger Risiko durch fehlende Kontrolle
SO FUNKTIONIERT ES
Dokumente und Freigaben in vier klaren Schritten
Wir klären, welche Dokumente relevant sind, welche Vorlagen existieren und wo heute Probleme entstehen. Danach definieren wir eine klare Struktur, welche Daten für welches Dokument gebraucht werden.
Wir definieren Pflichtfelder, Bausteinlogik, Rollen, Freigabeketten, Versionierung und Ablageorte. Damit steht die Grundlage für einen Prozess, der im Alltag stabil bleibt.
Wir bauen den n8n Ablauf: Startsignal, Datenzugriff, Dokumententwurf, Freigabe, Versionierung, Signatur, Versand, Ablage. Danach testen wir Standardfälle und Sonderfälle, zum Beispiel fehlende Daten oder mehrere Freigaben.
Nach dem Start optimieren wir den Ablauf anhand realer Fälle. Bausteine werden erweitert, Freigaben werden feinjustiert, Versionen und Ablage werden verbessert.
Use Cases: typische Dokumentprozesse aus Unternehmen
Angebote aus CRM Daten mit Freigabe bei Sonderpreise
Problem
Angebote werden manuell gebaut, Preise werden falsch, Freigaben sind unklar.
Workflow
Deal Daten ziehen, Angebot erzeugen, Freigabe bei Schwellenwert, Versand, CRM Verlinkung, Follow up.
Ergebnis
Schneller raus, weniger Fehler, klare Kontrolle.
Verträge mit Bausteinen und Versionen
Problem
Verträge liegen in verschiedenen Versionen, niemand weiß welche gilt.
Workflow
Vorlage plus Klauselbausteine, Entwurf, juristische Freigabe, Versionierung, Signatur, Ablage.
Ergebnis
Nachvollziehbare Versionen, weniger Risiko, schneller Abschluss.
Berichte und Protokolle automatisch erzeugen
Problem
Berichte kosten Zeit und werden spät erstellt.
Workflow
Daten aus Systemen ziehen, Bericht als PDF erzeugen, Freigabe, Versand oder Ablage, Link im Projekttool.
Ergebnis
Regelmäßige Berichte, weniger manueller Aufwand, bessere Transparenz.
Interne Anträge mit mehrstufiger Freigabe
Problem
Interne Anträge laufen über Mail und Chat, Entscheidungen sind nicht dokumentiert.
Workflow
Antrag erfassen, prüfen, Freigabe je Rolle, Protokoll, Ablage, Statusupdates.
Ergebnis
Klare Prozesse, nachvollziehbare Entscheidungen, weniger Chaos.
Signaturprozess und Archivierung
Problem
Unterschriften dauern, Dokumente werden falsch abgelegt.
Workflow
Signatur anstoßen, Status verfolgen, finalen Vertrag ablegen, CRM aktualisieren, Version abschließen.
Ergebnis
Schnellere Unterschrift, klare Ablage, sauberer Status.
Richtlinien und interne Dokumente aktuell halten
Problem
Richtlinien sind veraltet, Mitarbeitende nutzen falsche Versionen.
Workflow
Versionierung, Freigabe, Veröffentlichung, Benachrichtigung bei Updates, Archiv der alten Versionen.
Ergebnis
Immer aktuelle Dokumente, weniger Missverständnisse, klare Standards.
FAQ
Häufige Fragen zu Dokumenten und Freigaben
Können wir Freigaben nach Betrag, Dokumenttyp und Abteilung steuern
Ja. Freigaben können sehr granular definiert werden und mehrstufig sein. Jede Freigabe wird dokumentiert.
Wie wird Versionierung umgesetzt
Jede Änderung erzeugt eine neue Version. Es bleibt sichtbar, wer geändert hat und welche Version gültig ist. Alte Versionen bleiben abrufbar, wenn gewünscht.
Können Dokumente automatisch aus CRM oder Formularen erzeugt werden
Ja. Daten werden aus Ihren Systemen gezogen, geprüft und in Vorlagen eingesetzt. Fehlende Daten werden nachgefordert oder als Ausnahme markiert.
Können wir Signaturprozesse integrieren
Ja. Je nach Toolchain kann Signatur eingebunden werden. Danach wird das finale Dokument automatisch abgelegt und verlinkt.
Wie wird Ablage und Auffindbarkeit gelöst
Durch klare Ordnerlogik, eindeutige Benennung und Metadaten. Zusätzlich werden Dokumente im CRM oder Projekttool verlinkt, damit niemand suchen muss.
Was passiert bei fehlenden Daten oder stockenden Freigaben
Der Prozess erinnert und eskaliert nach Regeln. Offene Punkte bleiben sichtbar, damit nichts still liegen bleibt.
Können bestehende Vorlagen weiter genutzt werden
Ja. Wir übernehmen vorhandene Vorlagen und bauen sie so um, dass Bausteine und Varianten sauber funktionieren.
Wie startet man am besten
Mit einem Dokumenttyp, der am meisten Zeit kostet, zum Beispiel Angebote oder Verträge. Danach erweitern wir schrittweise.