Belege, Freigaben und Backoffice Abläufe als kontrollierter Prozess
Anbindung an E Mail, SharePoint, Google Drive, Notion, Lexoffice, Datev Prozesse, ERP Systeme und interne Schnittstellen je Setup
Backoffice Prozesse, die nicht auf Einzelpersonen hängen
In großen Organisationen sind Backoffice Aufgaben selten kompliziert, aber sie sind zahlreich und fehleranfällig. Belege kommen über viele Wege rein, Freigaben dauern, Informationen fehlen, Zuständigkeiten sind unklar, und am Monatsende entsteht Druck. Wir bauen Prozesse, die Eingänge bündeln, Daten prüfen, Freigaben steuern, Ausnahmen sichtbar machen und Status sauber dokumentieren. So entsteht ein System, das auch bei Wachstum stabil bleibt.
Was wir konkret automatisieren:
Eingangskanäle bündeln
Belege und Dokumente kommen per E Mail, Upload, Portal, Scan, Tools oder Schnittstellen. Wir führen sie zusammen und sorgen für eine einheitliche Verarbeitung.
Dokumentklassifizierung und Extraktion
Der Workflow erkennt Dokumenttypen, zum Beispiel Eingangsrechnung, Gutschrift, Vertrag, Lieferschein, Spesenbeleg. Relevante Felder werden extrahiert, zum Beispiel Lieferant, Rechnungsnummer, Betrag, Datum, Zahlungsziel, Kostenstelle.
Beleglogik und Plausibilitätschecks
Wir bauen Regeln, die Fehler früh abfangen. Beispiele:
1. Pflichtfelder müssen vorhanden sein
2. Rechnungsnummer darf nicht doppelt vorkommen
3. Betrag muss im erwarteten Rahmen liegen
4. Zahlungsziel plausibel
5. Bankdaten oder Lieferantendaten stimmen
6. Zuordnung zu Kostenstelle oder Projekt ist vorhanden
Alles was nicht passt wird markiert und in eine Ausnahme Bearbeitung geschickt.
Freigaben nach Rollen und Regeln
Freigaben werden nicht per Zuruf gemacht, sondern als Prozess. Regeln können sein: Betragsschwellen, Kostenstelle, Lieferant, Budget, Projekt oder Abteilung. Freigaben werden dokumentiert, inklusive Zeitpunkt und Verantwortlichem.
Dreifachabgleich, wenn nötig
Bei größeren Setups ist ein Abgleich von Bestellung, Lieferschein und Rechnung relevant. Wir bauen einen Ablauf, der diese Daten zusammenführt und Abweichungen erkennt.
Zahlungsfreigabe und Statussteuerung
Je nach Setup wird eine Zahlung vorbereitet, freigegeben oder an Buchhaltung übergeben. Status wie geprüft, freigegeben, bezahlt, zurückgestellt werden sauber geführt.
Ablage, Benennung und Versionen
Dokumente werden einheitlich benannt, abgelegt und verlinkt. Versionen sind nachvollziehbar. Das reduziert Suchaufwand und verhindert, dass Teams mit falschen Dateien arbeiten.
Audit Trail und Nachvollziehbarkeit
Jede Aktion wird nachvollziehbar: Eingang, Klassifizierung, Prüfungen, Freigaben, Änderungen, Statuswechsel. Damit ist klar, wer was wann getan hat.
Eskalation und Fristenmanagement
Wenn Freigaben hängen bleiben oder Zahlungsziele näher kommen, werden Verantwortliche erinnert. Bei kritischen Fällen geht es an definierte Eskalationsketten. Das verhindert stille Verzögerungen.
Reporting für Finance und Operations
Automatische Auswertungen, zum Beispiel Volumen nach Kostenstelle, Freigabedauer, offene Posten, wiederkehrende Ausnahmen, Lieferantenauffälligkeiten. Das macht Prozesse steuerbar.
Features
- Dokumenteingang und Klassifizierung
- Prüfregeln und Beleglogik
- Freigaben nach Rollen
- Ablage und Audit Trail
- Fristen, Eskalation, Reporting
Ergebnis, das Sie erwarten können
1. Weniger manuelle Sortierung von Belegen
2. Kürzere Freigabezeiten durch klare Zuständigkeit
3. Weniger Fehler durch Prüfregeln
4. Nachvollziehbarkeit über den gesamten Ablauf
5. Saubere Ablage und schneller Zugriff
6. Transparenz für Steuerung und Audit
SO FUNKTIONIERT ES
Backoffice Automatisierung in vier klaren Schritten
Wir klären Eingänge, Dokumenttypen, Volumen, Rollen und kritische Stellen. Dazu Ausnahmen, häufige Fehler und die Stellen, an denen Freigaben hängen bleiben. Ergebnis ist eine Prozesslandkarte und ein Prioritätenplan.
Wir definieren Pflichtfelder, Statusmodell, Freigaberegeln, Rollen und Eskalationslogik. Dazu definieren wir, welche Systeme Quelle der Wahrheit sind, damit es keine widersprüchlichen Datenstände gibt.
Wir bauen den n8n Workflow, binden Systeme an und testen mit echten Belegen. Dabei testen wir Standardfälle und Sonderfälle: fehlende Daten, Dubletten, Abweichungen, abgelaufene Fristen, falsche Zuordnung. Dazu Logs, Fehlerlisten und Benachrichtigungen.
Nach dem Go Live optimieren wir anhand realer Daten. Wir reduzieren Sonderfälle, verbessern Regeln, beschleunigen Freigaben und erweitern schrittweise um weitere Dokumenttypen oder Abteilungen.
Use Cases: typische Backoffice Szenarien aus großen Organisationen
Eingangsrechnungen aus mehreren Kanälen
Problem
Rechnungen kommen per Mail, Portal und Upload. Zuständigkeiten sind unklar.
Workflow
Eingang bündeln, Klassifizierung, Extraktion, Pflichtfelder prüfen, Freigabe, Ablage, Status.
Ergebnis
Ein Eingang, klare Regeln, weniger Suchaufwand, sauberer Überblick.
Freigaben nach Betrag, Kostenstelle und Budget
Problem
Freigaben dauern, weil niemand weiß, wer zuständig ist.
Workflow
Regelbasierte Zuweisung, Freigabeschritte, Erinnerung, Eskalation, Protokoll.
Ergebnis
Schnellere Freigaben, klare Verantwortlichkeit, nachvollziehbare Entscheidungen.
Abgleich Bestellung, Lieferschein, Rechnung
Problem
Abweichungen werden spät erkannt, es entsteht Nacharbeit.
Workflow
Daten zusammenführen, Abweichungen erkennen, Fall in Prüfung, Freigabe erst nach Klärung.
Ergebnis
Weniger fehlerhafte Zahlungen, weniger Rückfragen, besserer Prozess.
Spesen und Auslagen Prozess für viele Mitarbeiter
Problem
Belege sind unvollständig, Zuordnung fehlt, Prüfung kostet Zeit.
Workflow
Einreichung, Validierung, Zuordnung, Freigabe, Ablage, Status, Report.
Ergebnis
Weniger Rückfragen, schnellere Erstattung, klarer Ablauf.
Lieferantenlogik und Dubletten vermeiden
Problem
Lieferanten werden doppelt angelegt, Bankdaten sind uneinheitlich.
Workflow
Abgleich, Normalisierung, Prüfung auf doppelte Rechnungsnummern, Warnung bei Auffälligkeit.
Ergebnis
Saubere Stammdaten, weniger Fehler, weniger Risiko.
Monatsabschluss mit transparenter Liste offener Fälle
Problem
Am Monatsende fehlt Überblick, welche Belege hängen.
Workflow
Statusübersicht, offene Fälle, Fristen, Eskalation, Report an Finance.
Ergebnis
Weniger Stress, klarer Abschluss, bessere Steuerbarkeit.
FAQ
Häufige Fragen zu Backoffice Abläufen und Beleglogik
Ist das auch für Institute und große Organisationen geeignet
Ja. Wir setzen Prozesse so auf, dass Rollen, Freigaben, Prüfregeln, Protokolle und Eskalationen klar definiert sind. Damit bleibt der Ablauf kontrollierbar, auch bei vielen Beteiligten.
Können wir Freigaben nach Betrag, Kostenstelle und Abteilung abbilden
Ja. Freigaben können mehrstufig sein und Regeln können sehr granular gesetzt werden. Dazu dokumentieren wir jede Freigabe.
Was passiert bei unvollständigen oder fehlerhaften Belegen
Der Workflow prüft Pflichtfelder und Plausibilität. Fälle, die nicht passen, landen in einer Ausnahme Bearbeitung, damit nichts still hängen bleibt.
Wie geht ihr mit Sonderfällen um
Sonderfälle werden nicht ignoriert, sondern als eigener Pfad im Prozess definiert. Das ist entscheidend, damit Automatisierung im Alltag stabil bleibt.
Können bestehende Systeme weiter genutzt werden
Ja. Wir bauen um Ihre Systeme herum und verbinden sie. Das Ziel ist nicht, Tools zu ersetzen, sondern Prozesse zu verbinden.
Wie wird Nachvollziehbarkeit sichergestellt
Durch Statusmodell, Protokollierung, eindeutige Benennung, Ablage und klare Verantwortlichkeiten. Jede Aktion ist später nachvollziehbar.
Wie startet man am besten
Mit einem Kernprozess, zum Beispiel Eingangsrechnungen oder Spesen. Sobald der Kern stabil läuft, erweitern wir um weitere Dokumenttypen oder Abteilungen.