Angebote und Rechnungen automatisieren, weniger Copy Paste, mehr Kontrolle
Anbindung an HubSpot, Pipedrive, Notion, Google Workspace, Lexoffice, Datev Prozesse, Stripe und weitere Systeme je Setup
Vom Lead zur Rechnung als durchgehender Prozess
In vielen Unternehmen entstehen Angebote durch manuelle Schritte: Informationen zusammensuchen, Texte kopieren, Preise prüfen, PDF erzeugen, versenden, nachfassen, ablegen. Danach entsteht die nächste Baustelle: Rechnung erstellen, Zahlung verfolgen, Belege zuordnen, Status pflegen. Wir bauen einen Ablauf, der diese Schritte automatisiert, ohne dass Kontrolle verloren geht.
Was wir konkret automatisieren:
Anfrage Daten erfassen und strukturieren
Daten kommen aus Formularen, E Mails, CRM oder Notizen. Wir bringen sie in ein sauberes Format, damit daraus ein Angebot entstehen kann. Pflichtfelder werden geprüft, fehlende Angaben werden nachgefordert.
Angebot Logik und Preisregel
Wir definieren, wie Angebote aufgebaut werden. Zum Beispiel Leistungsbausteine, Stundensätze, Pakete, Rabatte, Laufzeiten, Zahlungsbedingungen. Regeln sorgen dafür, dass Angebote konsistent sind und nicht jedes Mal neu gebaut werden.
Angebotsentwurf und Dokumenterstellung
Aus den Daten entsteht ein Entwurf. Textbausteine, Leistungsbeschreibung und Positionen werden automatisch zusammengestellt. Danach wird ein PDF erzeugt oder ein Dokument in Ihrem System angelegt.
Freigaben und Verantwortlichkeiten
Nicht jedes Angebot darf automatisch raus. Wir bauen Freigaben ein, zum Beispiel bei Sonderpreisen, großen Summen oder speziellen Bedingungen. Freigaben laufen über definierte Personen und werden dokumentiert.
Versand und Nachfassen
Angebote werden versendet, inklusive Tracking von Status. Follow ups werden automatisch erstellt, wenn keine Antwort kommt. Der Vertrieb verliert weniger Chancen durch fehlendes Nachfassen.
Ablage und Versionen
Angebote werden sauber benannt, abgelegt und im CRM verlinkt. Versionen bleiben nachvollziehbar, damit man später nicht mit falschen PDFs arbeitet.
Rechnungsprozess und Übergabe an Buchhaltung
Nach Auftrag oder Statuswechsel wird die Rechnung erzeugt. Daten werden an Buchhaltung übergeben, Belege abgelegt, Status gepflegt. Je nach Setup wird auch Zahlungseingang geprüft und markiert.
Zahlungsstatus und Erinnerungen
Offene Rechnungen können automatisch überwacht werden. Erinnerungen, interne Aufgaben und Eskalationen sind möglich, damit nichts im Monatsabschluss untergeht.
Reporting und Transparenz
Sie sehen, wie viele Angebote erstellt wurden, wie schnell versendet wurde, welche Quote entsteht und wo es hängt. Ebenso bei Rechnungen, Zahlungen und offenen Posten.
Features
- Anfrage zu Angebot Prozess
- Preisregeln und Textbausteine
- Freigabe und Versand
- Ablage und Versionen
- Rechnung und Zahlungsstatus
Was Sie am Ende davon haben:
1. Schnellere Angebotserstellung ohne Copy Paste
2. Einheitliche Angebotsstruktur mit klaren Regeln
3. Freigaben dort, wo sie Sinn machen
4. Saubere Ablage und Verlinkung im CRM
5. Rechnungen, die nicht liegen bleiben
6. Bessere Transparenz über Status und offene Posten
SO FUNKTIONIERT ES
In vier Schritten zum Angebots und Rechnungsprozess, der läuft
Wir klären, wie Angebote heute entstehen, welche Daten fehlen und welche Vorlagen genutzt werden. Danach definieren wir die Zielstruktur für Angebote und Rechnungen.
Wir definieren Preislogik, Textbausteine, Angebotspositionen, Rabatte, Zahlungsbedingungen und Freigabewege. Hier entsteht die Grundlage, damit Automatisierung stabil bleibt.
Wir bauen den n8n Ablauf: Daten erfassen, Entwurf erzeugen, Freigabe, PDF, Versand, Ablage, Follow up, Rechnung, Status. Danach testen wir Standardfälle und Sonderfälle.
Nach dem Go Live optimieren wir anhand echter Fälle. Textbausteine werden verbessert, Freigaben werden feiner, Follow ups werden wirksamer, Reporting wird erweitert.
Use Cases: typische Angebots und Rechnungsabläufe
Dienstleister, Angebote aus Formularanfragen in Minuten
Problem
Viele Anfragen, Angebotserstellung kostet täglich Zeit.
Workflow
Formulardaten strukturieren, Angebot automatisch erstellen, Freigabe bei Sonderpreisen, Versand, CRM Verlinkung, Follow up Aufgabe.
Ergebnis
Schnellere Reaktion, mehr Angebote pro Woche, weniger Fehler.
Agentur, Pakete und individuelle Bausteine kombinieren
Problem
Angebote sind jedes Mal anders, Team baut alles neu.
Workflow
Pakete als Bausteine, optionale Add ons, Preislogik, Entwurf, Freigabe, PDF, Status und Nachfassen.
Ergebnis
Gleiche Qualität, weniger Zeitverlust, klare Struktur.
Projektgeschäft, Angebot zu Auftrag und Rechnung
Problem
Nach Angebot fehlt Übergabe, Rechnung wird vergessen.
Workflow
Angebot akzeptiert löst Auftrag anlegen aus, Projektdaten werden übernommen, Rechnung wird zum Meilenstein erstellt, Status gepflegt.
Ergebnis
Durchgehender Prozess, weniger Nacharbeit, saubere Abrechnung.
Buchhaltung, offene Posten sichtbar machen
Problem
Zahlungen werden zu spät erkannt, Mahnen ist manuell.
Workflow
Zahlungsstatus prüfen, offene Rechnungen markieren, Erinnerung an Kunden oder intern, Eskalation bei Frist.
Ergebnis
Weniger offene Posten, klarer Monatsabschluss.
Freelancer und Berater, einfache Prozesse mit professionellem Ergebnis
Problem
Angebote sind unregelmäßig, Dokumente liegen verstreut.
Workflow
Standardvorlage, Datenerfassung, PDF Erzeugung, Ablage, Rechnungsprozess, Status.
Ergebnis
Professionelle Abläufe, weniger Zeit für Verwaltung, mehr Zeit für Leistung.
Kombination mit CRM und Sales Pipeline
Problem
Angebote sind nicht im CRM sichtbar, Vertrieb verliert Überblick.
Workflow
Angebot wird automatisch im CRM verknüpft, Status wird gepflegt, Follow ups werden terminiert, Abschluss wird dokumentiert.
Ergebnis
Bessere Steuerung, bessere Abschlussquote, klare Nachverfolgung.
FAQ
Häufige Fragen zu Angebots und Rechnungsprozessen
Können Angebote komplett automatisch rausgehen
Ja, aber oft ist Freigabe sinnvoll. Wir bauen Regeln, wann ein Angebot direkt versendet wird und wann es erst geprüft werden muss.
Können individuelle Angebote abgebildet werden
Ja. Wir arbeiten mit Bausteinen, Variablen und Regeln. Standardpositionen können automatisch kommen, Sonderfälle werden markiert.
Welche Tools können angebunden werden
CRM, Dokumentvorlagen, Mail, Projekttools und Buchhaltungssysteme. Wir passen den Ablauf an Ihre Toolkette an.
Wie verhindern wir falsche Preise oder fehlende Positionen
Durch Pflichtfelder, Plausibilitätschecks und Freigaben bei bestimmten Bedingungen. Dazu klare Vorlagen und Bausteinlogik.
Können wir Dokumente sauber versionieren
Ja. Angebote werden eindeutig benannt, abgelegt und im CRM verlinkt. Versionen bleiben nachvollziehbar.
Wie läuft der Rechnungsprozess danach
Je nach Status oder Auftrag wird die Rechnung erzeugt und übergeben. Zahlungsstatus kann gepflegt werden, offene Posten bleiben sichtbar.
Können wir Follow ups automatisieren
Ja. Follow ups können als Aufgabe oder Nachricht entstehen, abhängig vom Status und Zeitfenster.