PROZESSAUTOMATISIERUNG MIT N8N
Automatisierung für Unternehmen, die Prozesse wirklich entlastet
Automatisierung, die Alltag und Wachstum zusammenbringt
Anfragen aus Formular, E Mail, Ads, WhatsApp oder LinkedIn werden erfasst, geprüft, priorisiert und im CRM angelegt. Zuständigkeiten, Benachrichtigungen und Follow ups laufen als Prozess.
Anfragen werden kategorisiert, priorisiert und an die richtige Stelle geroutet. Optional mit Antwortvorschlägen und Wissensbasis, damit Standardfälle schneller erledigt sind.
Rechnungen, Belege, Freigaben und Ablage werden strukturiert. Daten gehen sauber in Buchhaltung oder ERP Prozesse, inklusive Prüfregeln und Statuslogik.
Bestellung, Zahlung, Rechnung, Versand, Tracking und Retouren laufen als Ablauf. Sonderfälle werden sauber erkannt und als Ausnahme behandelt.
Angebote, Verträge, Berichte oder PDFs werden automatisch erzeugt, benannt, abgelegt und freigegeben. Versionen und Verantwortlichkeiten bleiben nachvollziehbar.
Wir überwachen Angebots und Rechnungsprozesse, damit nichts hängen bleibt. Fehler werden sichtbar, Sonderfälle landen in einer Ausnahmeliste und Zuständige bekommen sofort eine Benachrichtigung.
SO FUNKTIONIERT ES
So entsteht Ihre Automatisierung, Schritt für Schritt
Wir schauen gemeinsam auf Ihre Abläufe. Wo entstehen Wartezeiten, doppelte Arbeit und Fehler. Daraus definieren wir den sinnvollsten Startpunkt, der im Alltag sofort entlastet.
Wir definieren Quellen, Formate und Stilregeln. Damit Inhalte nicht generisch wirken und zu Ihrer Marke passeWir definieren, was passieren soll, wenn ein Ereignis eintritt. Zum Beispiel neue Anfrage, neue Bestellung, neues Ticket oder neue Rechnung. Dazu Pflichtfelder, Zuständigkeiten, Freigaben und Stop Regeln.
Wir bauen den Ablauf in n8n und verbinden Ihre Systeme über Schnittstellen. Dazu Logging, Fehlerregeln, Wiederholungslogik und Alerts. Der Workflow wird so umgesetzt, dass er stabil läuft und nicht bei Sonderfällen sofort bricht.
Nach Tests geht der Prozess live. Danach optimieren wir anhand echter Daten. Workflows werden erweitert, wenn neue Tools dazukommen oder Prozesse wachsen.
Automatisierung, die sich im Alltag sofort bezahlt macht
FAQ
Häufige Fragen zur Automatisierung mit n8n
Welche Prozesse eignen sich für Automatisierung am meisten
Alles, was regelmäßig passiert, klaren Input hat und heute manuell abgearbeitet wird. Typische Startpunkte sind Lead Erfassung und CRM, Support Routing, Rechnungen und Belege, Shop Prozesse, Dokumente und Freigaben, Statusmeldungen zwischen Teams. Wenn ein Prozess jeden Tag Zeit frisst, ist er fast immer ein Kandidat.
Wie erkenne ich, ob Automatisierung bei uns wirklich sinnvoll ist
Wenn mindestens zwei Punkte zutreffen, lohnt es sich fast immer:
1 Daten werden zwischen Tools kopiert
2 Aufgaben werden vergessen oder doppelt gemacht
3 es gibt Wartezeiten durch Übergaben
4 Fehler passieren durch manuelle Schritte
5 Reporting dauert länger als die Entscheidung
Im Erstgespräch prüfen wir das anhand deines echten Ablaufs, nicht anhand von Theorie.
Können Sie auch komplexe Systeme verbinden, zum Beispiel POS Kassensystem, ERP und CRM
Ja. Genau dafür bauen wir Integrationen mit APIs und Webhooks. Wichtig ist sauberes Datenmapping, klare Schlüssel gegen doppelte Datensätze und eine Fehlerlogik, die Ausnahmen sichtbar macht. Komplexität ist kein Problem, wenn Regeln und Datenmodell sauber definiert sind.
Was passiert, wenn Daten unvollständig oder falsch sind
Dann bauen wir Validierungen ein. Pflichtfelder werden geprüft, Formate werden normalisiert, Dubletten werden erkannt, Ausnahmen werden in eine Fehlerliste geschrieben. Der Workflow bricht nicht still ab, sondern macht sichtbar, was fehlt und was zu tun ist.
Wie stellen Sie sicher, dass Workflows stabil laufen und nicht nach zwei Wochen ausfallen
Stabilität kommt aus Betriebskomponenten: Logging, Retry Logik, Fehlerliste, Alerts, Token Kontrolle und saubere Limits. Dazu testen wir mit echten Sonderfällen. Wenn eine Schnittstelle oder ein Tool etwas ändert, sehen wir es früh und reagieren, bevor Prozesse stehen bleiben.
Können wir Freigaben einbauen, damit nichts automatisch rausgeht, was kritisch ist
Ja. Freigaben sind Standard bei heiklen Schritten. Zum Beispiel Zahlungen, Vertragsdokumente, E Mails an Kunden, Änderungen an Stammdaten. Der Workflow kann Entwürfe erstellen und auf Freigabe warten, bevor der nächste Schritt läuft.
Wie läuft das Testing ab, bevor etwas live geht
Wir testen nicht nur Standardfälle. Wir testen echte Sonderfälle wie Dubletten, fehlende Daten, Stornos, Teillieferungen, Fehlzahlungen, abgelaufene Tokens, API Limits. Ziel ist, dass ihr den Workflow im Alltag nutzen könnt, ohne Angst vor Ausfällen oder Datenmüll.
Was ist, wenn wir später Prozesse ändern oder neue Tools dazukommen
Dann wird der Workflow erweitert. Wir bauen modular, damit man nicht alles neu machen muss. Neue Tools werden über zusätzliche Schritte eingebunden, Mapping wird ergänzt, Regeln werden angepasst. Das ist normal, weil Prozesse mit dem Unternehmen wachsen.
Wie sieht die Dokumentation aus, damit wir intern verstehen, was passiert
Zugriffe werden sauber getrennt, Tokens werden sicher gespeichert, Rechte werden nach Bedarf begrenzt. Wir definieren, welche Daten überhaupt verarbeitet werden müssen. Auf Wunsch setzen wir EU Hosting um und dokumentieren Datenflüsse nachvollziehbar.
Was brauchen Sie von uns für den Start
Eine Übersicht Ihrer Themenfelder, mögliche Quellen und die Tools, die angebunden werden sollen. Wenn das noch nicht sauber ist, erarbeiten wir es im Erstgespräch gemeinsam und starten mit einem klaren ersten Use Case.
Was kostet eine Automatisierung und wie wird das kalkuliert
Kosten hängen an Umfang, Anzahl Systeme, Datenqualität, Sonderfällen und Freigaben. Wir kalkulieren nicht nach Bauchgefühl, sondern nach Prozessschritten und Integrationsaufwand. Im Erstgespräch bekommt ihr eine klare Einschätzung, was sofort Sinn macht und was später kommt.
Muss man n8n selbst hosten oder geht das auch anders
Beides ist möglich. Je nach Anforderungen wählen wir das passende Setup. Wenn euch Kontrolle und Datenhoheit wichtig sind, ist Self Hosting sinnvoll. Wenn ihr schneller starten wollt, gibt es ebenfalls Wege. Wir empfehlen die Lösung, die zu euren Anforderungen passt.